Indywidualny zakup biletów

Poniższe zasady nie obowiązują od 18 grudnia 2023 r. szczegółowe zasady zakupu biletów przez Why not TRAVEL znajdują się na stronie: http://bwz.uw.edu.pl/whynottravel/

Indywidualny zakupy biletów na podróże służbowe należy realizować zgodnie z zasadami opisanymi poniżej:

Rezerwacji i zakupu biletów lotniczych komunikacji krajowej i międzynarodowej, kolejowych, autobusowych i promowych komunikacji międzynarodowej dokonuje indywidualnie osoba wyjeżdżająca lub osoba zamawiająca u dowolnego przewoźnika.
Zakupu biletów należy dokonywać u przewoźników (linie lotnicze, kolejowe, autobusowe, promowe).
Zakup biletów u pośredników (biura podróży, pośrednicy internetowi) dopuszczalny jest wyłącznie w uzasadnionych przypadkach: podróż do miejsc bardzo odległych, wymagająca zakupu jednego biletu na kilka odcinków/lotów. Zakupu biletu u pośrednika można dokonać po uzyskaniu uprzedniej pisemnej zgody Biura Współpracy z Zagranicą na zakup konkretnego biletu. >>>więcej informacji<<<
Zakupu biletów dokonuje się po uzyskaniu zatwierdzenia wniosku wyjazdowego; oryginał wniosku przekazuje się do Sekcji Obrotu Zagranicznego w Kwesturze. W przypadku zakupu biletu dla gościa należy uzyskać akceptację kosztu biletu od władz jednostki i/lub kierownika projektu, z którego finansowany jest zakup – jeżeli dotyczy (można zastosować Zgłoszenie pobytu gościa UW – załącznik do zarządzenia nr 11 Rektora UW nr 11 z dnia 6 lutego 2019 r.).
Zakupu biletów lotniczych dokonuje się wyłącznie na połączenia w klasach ekonomicznych niezależnie od wybranego środka transportu; w przypadku gdy cena biletu w klasach wyższych jest niższa niż cena biletu w klasach ekonomicznych, dopuszczalny jest zakup biletu w klasach wyższych.
Płatność za zakup biletów dokonywana jest wyłącznie środkami uniwersyteckimi: przelewem lub z wykorzystaniem służbowych kart płatniczych UW lub środkami przekazanymi osobie wyjeżdżającej w formie zaliczki; nie dopuszcza się płatności za zakup biletów ze środków własnych osoby wyjeżdżającej.
Do rozliczenia wniosku wyjazdowego, na podstawie którego pobrano zaliczkę, dołącza się fakturę za zakupiony bilet/bilety lub bilet/bilety.
W przypadku zakupu z wykorzystaniem służbowej karty płatniczej UW faktura powinna być wystawiona na Uniwersytet Warszawski [dane: Uniwersytet Warszawski, Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa, NIP 525-001-12-66].
W przypadku zakupu z wykorzystaniem zaliczki na zakupu biletu faktura powinna być wystawiona na osobę wyjeżdzającą [dane: imię, nazwisko, adres zamieszkania osoby wyjeżdżającej].
Zakup biletu/biletów, którego/których cena przekracza równowartość 50.000 PLN netto, jednak nie więcej niż 130.000 PLN netto, wymaga pozyskania minimum 3 ofert na połączenia na wybrany termin i trasę.
Nie ma możliwości indywidualnego zakupu biletu/biletów, którego/których cena przekracza równowartość 130 000 PLN netto.
Osoba wyjeżdżająca zobowiązana jest do wyboru najbardziej ekonomicznego cenowo i/lub czasowo połączenia.
Osoba wyjeżdżająca ponosi pełną odpowiedzialność za podróż i w razie konieczności
samodzielnie dokonuje zmian, kontaktując się bezpośrednio z przewoźnikiem;
Osoba wyjeżdżająca dokonuje odprawy online we własnym zakresie. W przypadku niektórych linii lotniczych odprawa na lotnisku i wydrukowanie kart pokładowych jest odpłatne.