Podróże zagraniczne
Pracownik, student, doktorant planujący zagraniczną podróż służbową powinien:
- wypełnić wniosek wyjazdowy,
- ubezpieczyć się na czas podróży i pobytu za granicą (koszty leczenia, od następstw nieszczęśliwych wypadków, od odpowiedzialności cywilnej).
Wyjeżdżający pracownik powinien również złożyć podanie o urlop [WZÓR_PODANIA], [APPLICATION] w związku z wyjazdem za granicę w celach naukowych i dydaktycznych.
Po powrocie pracownik, student, doktorant rozlicza się z przyznanych środków w Kwesturze UW, na podstawie „rachunku kosztów podróży”.
Osobom wyjeżdżającym zagranicę zaleca się rejestrację w serwisie internetowym „Odyseusz” Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Rejestracja jest dobrowolna.
W przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnych za granicą, MSZ będzie mógł nawiązać kontakt z osobą przebywającą poza granicami Polski, udzielić niezbędnych informacji oraz pomocy poprzez właściwą placówkę dyplomatyczno-konsularną. System „Odyseusz” umożliwia również otrzymywanie powiadomień o zagrożeniach w kraju podróży oraz innych informacji konsularnych.
Więcej: https://odyseusz.msz.gov.pl/
Pasażer jest zobowiązany do posiadania i przedstawienia odpowiednich, ważnych dokumentów na każdym etapie swojej podróży.Aktualne informacje o wymaganiach wizowych do poszczególnych państw można znaleźć na stronie www.polakzagranica.msz.gov.pl/ |
WNIOSEK WYJAZDOWY
Wypełniony i podpisany w dwóch miejscach Wniosek wyjazdowy należy przedłożyć:
- Kierownikowi jednostki organizacyjnej UW – do akceptacji,
- Pełnomocnikowi Kwestora – do potwierdzenia źródeł finansowania.
Następnie formularz przekazywany jest tylko do Kwestury.
Na podstawie wniosku wyjazdowego określa się wysokość świadczeń przysługujących osobie wyjeżdżającej.
Do Biura WhyNotTRAVEL należy przekazywać TYLKO wypełniony i podpisany formularz „Zlecenie zakupu biletu” lub, jeżeli dotyczy – „Zlecenie na zakup biletu na przelot „tanią linią lotniczą”
WYSOKOŚĆ DIETY ZA DOBĘ PODRÓŻY ZAGRANICZNEJ ORAZ LIMITU NA NOCLEG
UBEZPIECZENIE
Ubezpieczenie podczas wyjazdów zagranicznych
Pracownicy i studenci UW wyjeżdżający za granicę, mogą na okres wyjazdu przystąpić do ubezpieczenia kosztów leczenia i assistance poza granicami RP oraz ubezpieczenia NNW, OC i bagażu– zarówno w czasie służbowych, jak i prywatnych wyjazdów zagranicznych (bez ograniczeń terytorialnych) – na preferencyjnych warunkach składkowych w STU ERGO Hestia SA.
Ubezpieczenie obejmuje również zdarzenia powstałe wskutek zakażenia koronawirusem, w szczególności COVID-19, niezależnie od stanu ogłoszonej pandemii lub epidemii.
Umowa pozwala na ubezpieczanie osób towarzyszących, które nie są ani pracownikami, ani studentami UW.
Informacje i niezbędne dokumenty dotyczące ubezpieczeń są dostępne na stronie:https://www.uw.edu.pl/pracownik/
Kontakt:
Emilia Rzeszotek, e-mail: emilia.rzeszotek@adm.uw.edu.pl, tel. 22 55 23 345
Wypełniony wniosek należy przesłać do osób wskazanych powyżej. Czas oczekiwania na wystawienie polisy może wynieść do 3 dni roboczych.
Po otrzymaniu certyfikatu, należy opłacić składkę wykonując przelew bankowy na numer konta podany w certyfikacie. Płatność należy uregulować przed rozpoczęciem okresu ochrony ubezpieczeniowej tak, by wpłata została zaksięgowana przed wyjazdem/wylotem.
Certyfikat nieopłacony jest nieważny i nie ma ochrony ubezpieczeniowej.
Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ)- wyjazdy do Wielkiej Brytanii.
UMOWA W SPRAWIE UŻYWANIA POJAZDU PRYWATNEGO DO PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH
Osoba wyjeżdżająca za granicę może uzyskać zgodę na odbycie podróży prywatnym samochodem. W takim przypadku Wyjeżdżający zobowiązany jest do zawarcia umowy z Uniwersytetem Warszawskim w sprawie używania pojazdu prywatnego do celów służbowych.
EWIDENCJA PRZEBIEGU POJAZDU
Zwrot kosztów za używanie samochodu prywatnego do zagranicznych podróży służbowych następuje na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, zatwierdzonej przez pracodawcę.
RACHUNEK KOSZTÓW PODRÓŻY
Do rozliczenie kosztów podróży zagranicznej służy formularz Rachunek kosztów podróży. Do rachunku osoba wyjeżdżająca załącza oryginały dokumentów potwierdzających poniesienie poszczególnych wydatków (nie dotyczy diet pobytowych oraz wydatków określonych ryczałtami).
W przypadku braku możliwości uzyskania faktury (rachunku), osoba wyjeżdżająca składa pisemne oświadczenie o poniesionym wydatku oraz przyczynach braku jego udokumentowania. Oświadczenie wymaga akceptacji kierownika jednostki organizacyjnej, której osoba wyjeżdżająca jest pracownikiem.
Informacja KWESTURY UW: Procedura postępowania podczas organizowania i rozliczana ZAGRANICZNEJ PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ
AKTY PRAWNE
Poniższe akty prawne określają zasady regulujące wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Warszawskiego:
ROZPORZĄDZENIE MINISTRA PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2013 nr 0 poz. 167)
ROZPORZĄDZENIE MINISTRA NAUKI I SZKOLNICTWA WYŻSZEGO z dnia 12 października 2006 r. w sprawie warunków kierowania osób za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych oraz szczególnych uprawnień tych osób (Dz.U.2006 nr 190 poz. 1405)
Zarządzenie nr 28 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 25 lipca 2011 r. w sprawie wprowadzenia “Instrukcji o szczegółowych zasadach, regulujących wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Warszawskiego oraz o trybie ich rozliczania”
Uchwała nr 62 Senatu Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie warunków i trybu kierowania za granicę pracowników w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych.
Załącznik nr 1
UMOWA FINANSOWANIA WYJAZDÓW ZAGRANICZNYCH OSÓB NIEBĘDĄCYCH PRACOWNIKAMI, DOKTORANTAMI I STUDENTAMI UW
W związku z Zarządzeniem nr 28 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 25 lipca 2011 r. w sprawie wprowadzenia ,,Instrukcji o szczegółowych zasadach, regulujących wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Warszawskiego oraz trybie ich rozliczania”, udostępniamy wzór umowy zawieranej z osobami niebędącymi pracownikami, doktorantami i studentami UW.
Niezależnie od ww. umowy udział takich osób w zadaniach Uniwersytetu następuje na podstawie umowy cywilno-prawnej regulującej zakres wykonywanych prac oraz wysokość wynagrodzenia.
Innym rozwiązaniem może być dodanie do umów cywilno-prawnych zawieranych z tymi osobami zobowiązania UW do pokrycia kosztów wyjazdu – treści §1, §2 i §3 z wzoru umowy.
Ponadto, w związku z tym, że nie przewiduje się wypłaty zaliczki dla osób spoza Uniwersytetu, jednostka macierzysta zatrudniająca tę osobę może pokryć koszty jej wyjazdu i obciążyć notą Uniwersytet.
Wzór zobowiązania UW do sfinansowania kosztów poniesionych przez osoby niebędące pracownikami, doktorantami i studentami UW w ramach realizacji zadań Uniwersytetu Warszawskiego
INFORMACJE KONSULARNE
POLSKIE PLACÓWKI DYPLOMATYCZNE I KONSULARNE ZA GRANICĄ
WIZOWANIE PASZPORTÓW
Firma WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. wygrała przetarg nieograniczony na sprzedaż i dostarczanie biletów lotniczych komunikacji krajowej i międzynarodowej, kolejowych i autobusowych oraz promowych komunikacji międzynarodowej oraz usługi wizowania paszportów.
