Podróże służbowe

Podróże zagraniczne Podróże krajowe WhyNotTravel

 

Podróże w czasie pandemii COVID-19

Każda osoba udająca się w podróż służbową za granicę ma obowiązek  zapoznania się przed wyjazdem z aktualnymi informacjami dotyczącymi restrykcji administracyjnych i sanitarnych związanych z pandemią koronawirusa i przestrzegania przepisów i zaleceń władz lokalnych podczas podróży, pobytu za granicą oraz polskich po powrocie.

Ministerstwo Spraw Zagranicznych zaleca pobranie aplikacji „Polak za granicą”, zawierającej  informacje o aktualnych ograniczeniach związanych z pandemią COVID-19, kontakty do polskich placówek dyplomatycznych, informacje na temat zasad wjazdu, bezpieczeństwa, zdrowia, przepisów celnych i prawnych.

Informacje o aktualnych zasadach wjazdu do danego państwa można śledzić na stronach:

Ministerstwa Spraw Zagranicznych – informacje dla podróżujących (wszystkie kraje świata)
Unii Europejskiej – zasady przemieszczania się w krajach Unii Europejskiej
IATA – informacje dla pasażerów linii lotniczych
Straży Granicznej – zasady wjazdu do Polski

Podróże samolotem – Odprawa online

W związku z restrykcjami, spowodowanymi sytuacją epidemiologiczną, odprawa online na rejsy międzynarodowe niektórych przewoźników lotniczych umożliwia jedynie wybór miejsca w samolocie. Odbiór wydrukowanej karty pokładowej będzie możliwy dopiero po sprawdzeniu dokumentów przy stanowisku odprawy w porcie lotniczym.

Wytyczne MSZ dla osób podróżujących do Azji i Australii

Podejmując decyzję o wyjeździe, należy liczyć się z możliwymi trudnościami w powrocie do kraju, ograniczeniami w ruchu lotniczym, obowiązkiem poddania się kwarantannie lub samoizolacji w kraju docelowym, a także przeprowadzenia dodatkowych badań lekarskich na zlecenie władz miejscowych.

Szczególnie restrykcyjne przepisy dotyczące wjazdu wprowadziły niektóre państwa azjatyckie – jak Chiny, Japonia, Wietnam, Korea Południowa czy Indie – oraz Australia.

Prosimy o zapoznanie się z wytycznymi MSZ:

Komunikat MSZ
Przygotowanie do podróży i zakres działań Konsula

Ogólne zasady rezerwacji i realizacji zakupów dokonywanych za pośrednictwem Firmy WhyNotTRAVEL

Biuro Współpracy z Zagranicą uprzejmie prosi o stosowanie poniższych zasad przy rezerwacji i realizacji zakupów dokonywanych za pośrednictwem Biura WhyNotTravel

  • Najdogodniejszą formą rezerwacji biletu jest wysłanie e-maila na adres: uw@whynottravel.pl
  • Dla osób, które preferują kontakt telefoniczny pracownicy biura WhyNotTravel  są dostępni pod numerami telefonów podanymi w liście kontaktowej.
  • Biuro WhyNotTravel jest zobowiązane do przedstawienia oferty w ciągu 3 godz. od otrzymania zapytania.
  • Po otrzymaniu przez pracownika/studenta UW  informacji dot. ostatecznej wersji rezerwacji i jej sprawdzeniu, należy  przesłać zlecenie na zakup biletu najpóźniej w ostatnim dniu ważności rezerwacji.
  • Zakup biletów na loty tanimi liniami lotniczymi realizowany jest bez rezerwacji, po przesłaniu przez pracownika/studenta UW zlecenia zakupu biletu na przelot tanią liną lotniczą.
  • Zlecenia zakupu biletu należy wysyłać drogą elektroniczną (skan zlecenia).
  • Po otrzymaniu biletu należy KONIECZNIE sprawdzić zgodność danych (imię i nazwisko pasażera, trasa, rozkład lotów, bagaż)
  • W przypadku zamawiania biletu dla cudzoziemca należy wyraźnie zaznaczyć, co jest imieniem (imionami), co nazwiskiem.
  • Osoby, które nie otrzymają biletu w wersji elektronicznej w dniu wysłania zlecenia, proszone są o bezzwłoczne skontaktowanie się z biurem WhyNotTravel
  • Płatność za usługi regulowana jest wyłącznie przelewem na podstawie faktury w terminie 30 dni od daty jej otrzymania.
  • Usługi inne (np. zakup biletu kolejowego komunikacji krajowej, rezerwacja zakwaterowania, wynajem samochodu) nie są objęte umową przetargową, przez co mogą być stosowane dowolne prowizje.

Jednocześnie Biuro Współpracy z Zagranicą przypomina, że zgodnie z Umową zawartą z Biurem  WhyNotTravel (§6 ust.3) pracownik/student UW ma prawo do zakupu biletów lotniczych oferowanych przez inne biuro lub przewoźnika jedynie w przypadku stwierdzenia większej niż 3% różnicy w cenie proponowanej przez WhyNotTravel.

UWAGA! Porównując ceny biletów należy uwzględniać standard podróży. Nie należy zatem porównywać ceny biletów oferowanej przez przewoźnika regularnego z ceną biletów oferowaną przez przewoźnika niskokosztowego. Porównanie oferty powinno mieć miejsce równolegle (oferty pozyskane w tym samym czasie) i przed zakupem biletu.

Komunikaty dotyczące podróży służbowych
  • Komunikat z dnia 3.09.2020 r. – Nowa umowa z Biurem WhyNotTravel na sprzedaż i dostarczanie biletów lotniczych komunikacji krajowej i międzynarodowej, kolejowych, autobusowych i promowych komunikacji międzynarodowej oraz usługi wizowania paszportów
    Informujemy, że w wyniku rozstrzygnięcia postępowania przetargowego nr DZP-361-106/2019, w dniu 30 kwietnia 2020 r. została podpisana z Biurem WhyNotTravel  sp. zo.o. sp. k. umowa nr DZP-362-106/2019.

Umowa została zawarta na 3 lata i obowiązuje od 3 września 2020 r. do 3 września 2023 r. lub do wyczerpania kwoty wymienionej w umowie.
W dniu 16 czerwca 2020 r. podpisany został Aneks nr 1 do Umowy nr DZP-362-106/2019, zmieniający formę zabezpieczenia należytego wykonania umowy z pieniądza na gwarancję ubezpieczeniową.

    1. Zgodnie z §4 ust. 3 umowy opłaty transakcyjne wynoszą odpowiednio:
      • 0,01 PLN brutto za wystawienie i dostarczenie jednego biletu,
      • 57,81 PLN brutto za pośrednictwo wizowe
    1. Nie zmienia się procedura zakupu biletów ani zasady postępowania w przypadku znalezienia oferty o min. 3% tańszej.
    2. Obowiązują zmodyfikowane druki zleceń zakupu biletów i wiz (zlecenie zakupu biletu, zlecenie zakupu biletu na przelot tanią linią lotniczą)
    3. Usługa wizowania paszportów dotyczy uzyskiwania wiz z obowiązkiem złożenia dokumentów w przedstawicielstwie konsularnym lub centrum obsługi wiz. Nie dotyczy wiz uzyskiwanych drogą elektroniczną (e-wizy) lub w miejscach przekroczenia granicy danego państwa.

Prosimy o zwracanie szczególnej uwagi przy wpisywanie numeru umowy DZP-362-106/2019 przy wypełnianiu dokumentów finansowych.

  • Komunikat Kwestor UW z dnia 18.06.2020 r.Podróże służbowe – wypłata zaliczki
    „W związku z Zarządzeniem nr 105 Rektora UW z 21 maja 2020 r. w sprawie zagrożenia zakażeniami wirusem SARS-CoV-2 informuję, że wypłata zaliczek na wyjazd zagraniczny będzie odbywać się wyłącznie w formie bezgotówkowej, tzn. wyjeżdżający otrzymywać będą przelewy na konto bankowe wskazane we wniosku wyjazdowym. Jest to podyktowane zamknięciem kasy głównej uczelni w związku z zagrożeniem Covid-19.”

 

Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania Archiwum podróże służbowe