Podróże służbowe

Drukuj Drukuj

Podróże służbowe – Komunikaty

Ogólne zasady rezerwacji i realizacji zakupów dokonywanych za pośrednictwem Firmy WhyNotTRAVEL

Biuro Współpracy z Zagranicą uprzejmie prosi o stosowanie poniższych zasad przy rezerwacji i realizacji zakupów dokonywanych za pośrednictwem Biura WhyNotTravel

  • Najdogodniejszą formą rezerwacji biletu jest wysłanie e-maila na adres: uw@whynottravel.pl
  • Dla osób, które preferują kontakt telefoniczny pracownicy biura WhyNotTravel  są dostępni pod numerami telefonów podanymi w liście kontaktowej.
  • Biuro WhyNotTravel jest zobowiązane do przedstawienia oferty w ciągu 3 godz. od otrzymania zapytania.
  • Po otrzymaniu przez pracownika/studenta UW  informacji dot. ostatecznej wersji rezerwacji i jej sprawdzeniu, należy  przesłać zlecenie na zakup biletu najpóźniej w ostatnim dniu ważności rezerwacji.
  • Zakup biletów na loty tanimi liniami lotniczymi realizowany jest bez rezerwacji, po przesłaniu przez pracownika/studenta UW zlecenia zakupu biletu na przelot tanią liną lotniczą.
  • Zlecenia zakupu biletu należy wysyłać drogą elektroniczną (skan zlecenia).
  • Po otrzymaniu biletu należy KONIECZNIE sprawdzić zgodność danych (imię i nazwisko pasażera, trasa, rozkład lotów, bagaż)
  • W przypadku zamawiania biletu dla cudzoziemca należy wyraźnie zaznaczyć, co jest imieniem (imionami), co nazwiskiem.
  • Osoby, które nie otrzymają biletu w wersji elektronicznej w dniu wysłania zlecenia, proszone są o bezzwłoczne skontaktowanie się z biurem WhyNotTravel
  • Płatność za usługi regulowana jest wyłącznie przelewem na podstawie faktury w terminie 30 dni od daty jej otrzymania.
  • Usługi inne (np. zakup biletu kolejowego komunikacji krajowej, rezerwacja zakwaterowania, wynajem samochodu) nie są objęte umową przetargową, przez co mogą być stosowane dowolne prowizje.

Jednocześnie Biuro Współpracy z Zagranicą przypomina, że zgodnie z Umową zawartą z Biurem  WhyNotTravel (§6 ust.3) pracownik/student UW ma prawo do zakupu biletów lotniczych oferowanych przez inne biuro lub przewoźnika jedynie w przypadku stwierdzenia większej niż 3% różnicy w cenie proponowanej przez WhyNotTravel.

UWAGA! Porównując ceny biletów należy uwzględniać standard podróży. Nie należy zatem porównywać ceny biletów oferowanej przez przewoźnika regularnego z ceną biletów oferowaną przez przewoźnika niskokosztowego. Porównanie oferty powinno mieć miejsce równolegle (oferty pozyskane w tym samym czasie) i przed zakupem biletu.

 


Komunikat z dnia 3.09.2020 r.

Nowa umowa z Biurem WhyNotTravel na sprzedaż i dostarczanie biletów lotniczych komunikacji krajowej i międzynarodowej, kolejowych, autobusowych i promowych komunikacji międzynarodowej oraz usługi wizowania paszportów

Informujemy, że w wyniku rozstrzygnięcia postępowania przetargowego nr DZP-361-106/2019, w dniu 30 kwietnia 2020 r. została podpisana z Biurem WhyNotTravel  sp. zo.o. sp. k. umowa nr DZP-362-106/2019.

Umowa została zawarta na 3 lata i obowiązuje od 3 września 2020 r. do 3 września 2023 r. lub do wyczerpania kwoty wymienionej w umowie.

W dniu 16 czerwca 2020 r. podpisany został Aneks nr 1 do Umowy nr DZP-362-106/2019, zmieniający formę zabezpieczenia należytego wykonania umowy z pieniądza na gwarancję ubezpieczeniową.

  1. Zgodnie z §4 ust. 3 umowy opłaty transakcyjne wynoszą odpowiednio:

– 0,01 PLN brutto za wystawienie i dostarczenie jednego biletu,
– 57,81 PLN brutto za pośrednictwo wizowe

  1. Nie zmienia się procedura zakupu biletów ani zasady postępowania w przypadku znalezienia oferty o min. 3% tańszej.
  2. Obowiązują zmodyfikowane druki zleceń zakupu biletów i wiz (zlecenie zakupu biletu, zlecenie zakupu biletu na przelot tanią linią lotniczą)
  3. Usługa wizowania paszportów dotyczy uzyskiwania wiz z obowiązkiem złożenia dokumentów w przedstawicielstwie konsularnym lub centrum obsługi wiz. Nie dotyczy wiz uzyskiwanych drogą elektroniczną (e-wizy) lub w miejscach przekroczenia granicy danego państwa.

Prosimy o zwracanie szczególnej uwagi przy wpisywanie numeru umowy DZP-362-106/2019 przy wypełnianiu dokumentów finansowych.


Komunikat dotyczący podpisania z Biurem WhyNotTravel umowy z wolnej ręki na sprzedaż i dostarczanie biletów lotniczych komunikacji krajowej i międzynarodowej, kolejowych, autobusowych i promowych komunikacji międzynarodowej oraz usługi wizowania paszportów

Informujemy, że w związku z wyczerpaniem kwoty zamówienia objętego umową przetargową nr DZP-362/88/2016,  w dniu 5 marca 2020 r. została podpisana z Biurem WhyNotTravel  sp. zo.o. sp. k. umowa z wolnej ręki nr DZP-362-166/2019

1. W wyniku negocjacji uzgodnione zostały opłaty transakcyjne
w dotychczasowej wysokości, to znaczy:

– 0,01 PLN brutto za wystawienie i dostarczenie jednego biletu,
– 1 PLN brutto za pośrednictwo wizowe w przypadku, gdy osoba wyjeżdżająca nie kupuje biletu w Biurze WhyNotTravel.

2. Nie zmienia się procedura zakupu biletów i wiz ani zasady postępowania w przypadku znalezienia oferty o min. 3% tańszej.

3. Druki zleceń zakupu biletów pozostają bez zmian

4. Umowa wchodzi w życie od dnia jej podpisania, tj. od 5 marca 2020 r. do dnia 02.09.2020 r. lub do dnia zawarcia umowy z postępowania przetargowego nr DZP-361-106/2019,  lub do wyczerpania kwoty, o której mowa w § 4 ust. 1 Umowy (5.000.000 PLN brutto).

Prosimy o zwracanie szczególnej uwagi przy wpisywanie numeru umowy DZP-362-166/2019 przy wypełnianiu dokumentów finansowych.


Komunikat z dnia 1.07.2020 r.

Podróże służbowe do 31 sierpnia 2020 r.

Na podstawie Zarządzenia nr 146 Rektora UW z dnia 30 czerwca 2020 r., do 31 sierpnia 2020 r. służbowe wyjazdy zagraniczne dozwolone są wyłącznie w celach naukowych oraz wyłącznie do krajów, z którymi przywrócony został ruch graniczny. Wyjazdy odbywają się z uwzględnieniem przepisów obowiązujących w kraju docelowym i w krajach tranzytowych. Osoby wyjeżdżające powinny posiadać odpowiednie ubezpieczenie zdrowotne.


Komunikat Kwestor UW z dnia 18.06.2020 r.

Podróże służbowe – wypłata zaliczki

„W związku z Zarządzeniem nr 105 Rektora UW z 21 maja 2020 r. w sprawie zagrożenia zakażeniami wirusem SARS-CoV-2 informuję, że wypłata zaliczek na wyjazd zagraniczny będzie odbywać się wyłącznie w formie bezgotówkowej, tzn. wyjeżdżający otrzymywać będą przelewy na konto bankowe wskazane we wniosku wyjazdowym. Jest to podyktowane zamknięciem kasy głównej uczelni w związku z zagrożeniem Covid-19.”


Komunikat z dnia 20.04.2020 r.

Podróże służbowe i kupno biletów

AKTUALIZACJA (5.05.2020)

Na wniosek pracownika, kierownik jednostki organizacyjnej  może udzielić zgody na krajową podróż służbową  w przypadkach uzasadnionych koniecznością prowadzenia  odpowiednich badań naukowych.
Niezbędne jest zapewnienie  warunków bezpieczeństwa uwzględniających aktualny stan zagrożenia, przepisy zewnętrzne związane ze stanem epidemii i zalecenia GIS.  Warunki podróży, pracy i zakwaterowania muszą spełniać wynikające z  tego wymogi.

____________________________________________________________________________________________________________________

Na podstawie zarządzenia nr 69 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 7 kwietnia 2020 r. przedłużającego termin:

  • zawieszenia służbowych wyjazdów zagranicznych oraz udziału w konferencjach krajowych pracowników, doktorantów, studentów i słuchaczy studiów podyplomowych Uniwersytetu do 30 czerwca 2020 r;
  • odwołania wydarzeń o charakterze otwartym (konferencji, sympozjów, wykładów otwartych, imprez artystycznych i innych) organizowanych na terenie UW do 31 sierpnia 2020 roku;

ustala się, co następuje:

  1. Zawiesza się kupno służbowych biletów lotniczych, kolejowych, autobusowych komunikacji krajowej
    i międzynarodowej oraz biletów promowych, na okres podróży do 30 czerwca 2020 r. Oznacza to, że wnioski
    o zakup i finansowanie kosztów biletów nie będą rozpatrywane.
  2. Zawiesza się kupno biletów lotniczych, kolejowych, autobusowych komunikacji krajowej
    i międzynarodowej oraz biletów promowych, na okres podróży do 31 sierpnia 2020, dla krajowych i zagranicznych uczestników wydarzeń otwartych organizowanych przez Uniwersytet. W przypadku zakupu biletu bezpośrednio przez daną osobę, kwota zakupu nie będzie podlegać zwrotowi ze środków Uniwersytetu Warszawskiego.
  3. W przypadku biletów lotniczych już zakupionych na podróże zaplanowane do 30 czerwca 2020 r. oraz w związku z koniecznością ich anulowania pasażer lub osoba zlecająca ustali z przewoźnikiem za pośrednictwem Biura WhyNotTravel (WNT) warunki zwrotu kosztów biletu lub warunki zmian i terminu ważności biletu. Jeżeli zachodzą odpowiednie okoliczności powinno to zostać dodatkowo uzgodnione z dysponentem środków i/lub kierownikiem jednostki, w której zatrudniony jest dany pracownik.
  4. Informację o ustaleniach z WNT pasażer lub osoba zlecająca zakup biletu niezwłocznie przekaże kierownikowi projektu lub pełnomocnikowi kwestora. Każda informacja musi być należycie udokumentowana, w szczególności należy zachować korespondencję e-mailową dotyczącą przyczyny rezygnacji z wyjazdu, zlecenia zakupu biletu, uzgodnień z WNT lub przewoźnikiem dot. zwrot kosztów lub zmiany biletu, uzgodnień co do kwalifikowalności kosztu.
  5. Podejmując decyzję o anulowaniu biletu, należy wziąć pod uwagę następujące okoliczności:
    • Jakie są najnowsze informacje co do wydarzenia, na które zostały zakupione bilety, w szczególności, czy zostało ono odwołane, czy przełożone i na jaki termin.
    • Obecnie przewoźnicy w większości proponują przedłużenie ważności biletu na różne okresy, do wykorzystania na tę samą lub inną trasę podróży, vouchery, upusty na zakup kolejnego biletu, przy czym pasażer musi podjąć decyzję do określonej daty (np. LOT – do 12 miesięcy od daty zakupu biletu; Lufthansa – do 31 sierpnia br. – według komunikatów przewoźników z 14 kwietnia br.).
    • Biuro WNT jest pośrednikiem i nie może stosować innych zasad anulowania biletów niż te, które obowiązują
      u danego przewoźnika. Przy każdej dyspozycji pasażera (pracownika, studenta, doktoranta, gościa UW)
      o rezygnacji z podróży lub zmiany jej terminu, pracownik Biura WNT kontaktuje się bezpośrednio
      z przewoźnikiem, wysyłając dyspozycję anulacji lub zmiany.
  1. W przypadku biletów już zakupionych na podróże służbowe zaplanowane na okres po 30 czerwca br. należy:
    • uwzględnić sytuację epidemiczną w kraju lub zagranicą oraz wytyczne lub stan prawny wprowadzony na okres planowanej podróży;
    • dokonać ponownych ustaleń dotyczących celowości i możliwości odbycia podróży;
    • podjąć decyzję o anulowaniu biletu lub ewentualnej jego zmianie, na podstawie informacji przekazanych przez Biuro WNT lub najbardziej aktualnych komunikatów zamieszczonych na stronie internetowej danego przewoźnika.

Przewoźnicy stosują różne, często zmieniające się zasady anulowania biletu i zwrotu kosztów biletu, np.:

LOT: https://www.lot.com/pl/pl/procedura-zmian-zwrotow-biletow

GRUPA LUFTHANSA: https://www.lufthansa.com/pl/pl/flight-information

KLM/AIRFRANCE: https://www.klm.com/travel/pl_pl/prepare_for_travel/up_to_date/flight_update/index.htm

WIZZAIR:https://wizzair.com/pl-pl/najnowsze-informacje-o-podrozy

RYANAIR: indywidualny bezpośredni kontakt z pasażerami.

  1. Odradza się planowanie podróży na okres od 1 lipca do 31 sierpnia br. ze względu na możliwość utrzymywania się stanu epidemii oraz restrykcji w przekraczaniu granic.
  2. W przypadku biletów, które miałyby być kupione na podróż po 30 czerwca br. rekomenduje się opóźnienie zakupu biletu do momentu, kiedy wyjaśniona zostanie sytuacja odnośnie do przekraczania granic oraz po ostatecznym potwierdzeniu uczestnictwa w wydarzeniu i upewnieniu się, że nie zostanie ono odwołane. Możliwe jest również rozważenie zakupu biletu w taryfie umożliwiającej zwrot kosztów, zmianę terminu podróży lub nazwisko pasażera, przy czym należy upewnić się, czy ewentualny dodatkowy koszt wynikający ze zmian biletu może zostać uznany za kwalifikowalny przez operatora programu (np. NCN). W innym przypadku zgoda na zakup biletu w takiej taryfie wymaga zgody kierownika jednostki.
  3. Płatności faktur za zakupione bilety należy dokonywać w terminie do 30 dni od ich dostarczenia.
  4. Opis faktury musi zawierać szczegółowe informacje, w szczególności: a) czy faktura dotyczy biletu definitywnie anulowanego, b) czy zostanie wystawiona faktura korygująca, c) czy bilet zostanie wykorzystany w późniejszym terminie, zgodnie z ustaleniami z przewoźnikiem, d) czy koszt anulowanego biletu zostanie uznany przez instytucję zewnętrzną/ operatora programu, tak jak to jest w przypadku (np. przez NCN, NAWA) za koszt kwalifikowalny.
  5. W przypadku braku powyższych danych oraz w związku z koniecznością monitorowania, czy WNT wywiązuje się z umowy, Biuro Współpracy z Zagranicą w porozumieniu z Kwesturą zwróci się do osób, które zleciły zakup biletu lub do pełnomocników kwestora, o informacje uzupełniające.
  6. Pytania dotyczące kupna biletów oraz ich rozliczeń należy kierować do Biura Współpracy z Zagranicą na adres: anna.jarczewska@adm.uw.edu.pl.

Komunikat z dnia 02.04.2020 r.

Biuro WhyNotTravel informuje

o czasowym zawieszeniu działania Biura w Warszawie i kontynuowaniu obsługi poprzez kontakt e-mailowy i telefoniczny w dotychczasowych godzinach pracy 8.00 – 16.00 od poniedziałku do piątku.

Od 3 kwietnia br. obsługę pracowników i studentów UW zapewniają:

p. Katarzyna Lutomska
tel. kom.: +48 517 949 050
e-mail: uw@whynottravel.pl

p. Honorata Musiał
tel. kom.: +48 783 838 683
e-mail: uw@whynottravel.pl

Małgorzata Winiecka
tel.: +48 58 585 83 04
e-mail: uw@whynottravel.pl

Kamil Stec
tel.: +48 724 010 003
e-mail: uw@whynottravel.pl

W soboty w godzinach 10.00 – 14.00 czynny będzie numer alarmowy +48 570 055 600.


Serwis MSZ Odyseusz

Ministerstwo Spraw Zagranicznych zachęca do korzystania z systemu Odyseusz wszystkich, którzy przebywają lub planują pobyt poza granicami Polski.

W przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnych za granicą, MSZ będzie mógł podjąć z Państwem kontakt, udzielić niezbędnych informacji oraz pomocy poprzez właściwą placówkę dyplomatyczno-konsularną.