Regulamin biura
REGULAMIN BIURA WSPÓŁPRACY Z ZAGRANICĄ
§ 1
Biuro Współpracy z Zagranicą (BWZ) jest jednostką organizacyjną administracji centralnej, zgodnie z § 137 Statutu Uniwersytetu Warszawskiego, podlegającą merytorycznie prorektorowi ds. badań naukowych i współpracy z zagranicą, a w pozostałych sprawach kanclerzowi.
§ 2
Do zakresu działania BWZ należy:
1) współpraca z podmiotami zagranicznymi w ramach umów bilateralnych o bezpośredniej współpracy akademickiej, rządowych programów, programów europejskich oraz innych międzynarodowych w zakresie dydaktyki, mobilności i zarządzania Uczelnią;
2) organizacja wymiany osobowej (studentów, doktorantów, pracowników) w ramach umów bilateralnych ogólnouniwersyteckich, umów rządowych, projektów koordynowanych przez BWZ w ramach programów edukacyjnych Unii Europejskiej oraz innych programów międzynarodowych;
3) organizacja i obsługa delegacji przybywających za zaproszenie władz Uczelni oraz zagranicznych delegacji władz Uczelni;
4) opracowywanie, realizacja i rozliczanie merytoryczne i finansowe projektów koordynowanych przez BWZ na zlecenie władz Uczelni;
5) opracowywanie informacji o europejskich programach edukacyjnych oraz doradztwo w zakresie opracowywania tych projektów;
6) współorganizacja przetargów dotyczących zakupu biletów, wizowania paszportów oraz realizacja umów z tym związanych;
7) opracowywanie w porozumieniu z Biurem Promocji UW treści merytorycznej materiałów informacyjno-promocyjnych dla odbiorcy zagranicznego, wynikającej z zakresu działalności BWZ oraz prowadzenie strony internetowej BWZ;
8) obsługa finansowa spraw związanych ze współpracą z zagranicą oraz obsługa finansowa Biura Zawodowej Promocji Studentów i Absolwentów oraz Biura Wspomagania Rozwoju;
9) obsługa organizacyjna komisji i zespołów wskazanych przez Rektora.
§ 3
- Biurem Współpracy z Zagranicą kieruje kierownik przy pomocy kierowników sekcji oraz pełnomocnika kwestora. Podział obowiązków w kierownictwie BWZ ustala kierownik.
- Kierownik BWZ odpowiada za realizację przez BWZ powierzonych mu zadań. Podstawowe obowiązki kierownika BWZ określa § 9 Regulaminu organizacyjnego Administracji Uniwersytetu Warszawskiego.
- Obowiązki pracowników BWZ określają zakresy ich obowiązków, zatwierdzone przez kierownika BWZ. Pracownik podpisuje ustalony dla niego zakres obowiązków na dowód przyjęcia do wiadomości i przestrzegania.
§ 4
1. W skład struktury BWZ wchodzą:
- Sekcja ds. Współpracy Międzynarodowej (Section for International Cooperation);
- Sekcja Erasmus (Erasmus Section);
- Sekcja ds. Zagranicznych Studentów Studiów Częściowych (Section for Incoming Short-term Students);
- Sekcja Programów Edukacyjnych UE (Section for EU Educational Programmes);
- Samodzielne stanowisko pracy ds. finansowych (pełnomocnik kwestora).
2. Do podstawowych zadań Sekcji ds. Współpracy Międzynarodowej (Section for International Cooperation) należy:
- koordynacja procedury negocjowania i zawierania umów bilateralnych o bezpośredniej współpracy akademickiej oraz umów z podmiotami zagranicznymi dot. jednorazowego przedsięwzięcia; rejestracja umów w systemie USOS-BWZ i ich archiwizacja;
- organizacja i obsługa delegacji przybywających na zaproszenie władz Uczelni oraz zagranicznych delegacji władz Uczelni;
- organizacja wymiany (na okres do jednego roku akademickiego) studentów, doktorantów, nauczycieli akademickich i innych pracowników w ramach bilateralnych ogólnouniwersyteckich umów o bezpośredniej współpracy akademickiej oraz umów rządu RP lub państw obcych;
- przygotowywanie i rozpowszechnianie informacji o międzynarodowych programach edukacyjnych (np. CEEPUS, Fundusz Wyszehradzki), doradztwo w zakresie opracowania projektów;
- organizacja wymiany osobowej w ramach międzynarodowych projektów edukacyjnych (innych niż UE) realizowanych na polecenie władz Uczelni;
- opracowywanie projektów ogólnouniwersyteckich na polecenie władz Uczelni;
- współorganizacja przetargów dotyczących zakupu biletów, wizowania paszportów oraz realizacja umów z tym związanych;
- obsługa organizacyjna komisji i zespołów wskazanych przez Rektora.
3. Do podstawowych zadań Sekcji Erasmus (Erasmus Section) należy:
- koordynacja procedury zawierania międzyinstytucjonalnych umów Erasmus, ich rejestracja w systemie USOS-BWZ;
- coroczne opracowanie i składanie projektu typu Erasmus / Mobilność / Szkoły Wyższe i jego realizacja, w szczególności opracowywanie sprawozdań merytorycznych i finansowych (częściowych i końcowych), ubieganie się o dodatkowe środki pozauniwersyteckie;
- organizacja wyjazdów studentów (studia częściowe / praktyki zagraniczne), doktorantów (studia częściowe / praktyki zagraniczne), nauczycieli akademickich (prowadzenie zajęć / szkolenia zagraniczne) i innych pracowników uczelni (szkolenia zagraniczne); przygotowywanie zleceń wypłat stypendiów; opracowywanie materiałów informacyjnych i poradników;
- organizacja spotkań i wydarzeń z przedstawicielami uczelni partnerskich Erasmus oraz przedsięwzięć / wydarzeń promujących mobilność we współpracy z organizacjami studenckimi m.in. Erasmus Student Network – sekcja UW;
- udział w konkursach organizowanych przez podmioty zewnętrzne, w tym Fundację Rozwoju Systemu Edukacji oraz Komisję Europejską, w zakresie działalności Sekcji.
4. Do podstawowych zadań Sekcji ds. Zagranicznych Studentów Studiów Częściowych (Section for Incoming Short-term Students) należy:
- organizacja internetowej rejestracji kandydatów na studia częściowe i staże (IRK-BWZ – www.mobility.uw.edu.pl), w szczególności studentów goszczących oraz stypendystów programu Erasmus;
- organizacja pobytu na studiach częściowych studentów goszczących oraz stypendystów Erasmus;
- organizacja dni orientacyjnych, innych wydarzeń i spotkań dla studentów zagranicznych – podopiecznych BWZ, we współpracy z organizacjami studenckimi, w szczególności z Erasmus Student Network – sekcja UW;
- opracowanie materiałów informacyjnych adresowanych do studentów zagranicznych (studia częściowe) oraz informacji na stronę internetową BWZ;
- prowadzenie dokumentacji przebiegu studiów częściowych studentów goszczących oraz zagranicznych stypendystów Erasmus.
5. Do podstawowych zadańSekcji Programów Edukacyjnych UE (Section for EU Educational Programmes) należy:
- opracowywanie i rozpowszechnianie informacji o programach edukacyjnych UE;
doradztwo w zakresie opracowywania projektów; - sprawdzanie poprawności formalnej projektów przed skierowaniem do podpisu przez prawnego przedstawiciela Uczelni;
- rejestracja projektów w systemie USOS-BWZ;
- opracowywanie projektów na zlecenie władz Uczelni;
- organizacja wymiany osobowej w ramach projektów realizowanych na zlecenie władz Uczelni .
6. Do podstawowych zadań pełnomocnika kwestora (samodzielne stanowisko pracy ds. finansowych) należy:
- obsługa finansowa spraw związanych ze współpracą zagraniczną i działalnością BWZ;
- obsługa finansowa Biura Zawodowej Promocji Studentów i Absolwentów oraz Biura Wspomagania Rozwoju w zakresie ich podstawowej działalności.
§ 5
Regulamin wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia, zastępując wcześniejsze wewnętrzne regulaminy organizacyjne.
Zatwierdzam
Rektor Uniwersytetu Warszawskiego
prof. dr hab. Katarzyna Chałasińska-Macukow
Warszawa, dn. 01.12.2011 r.