Regulamin BWZ

REGULAMIN

BIURA WSPÓŁPRACY Z ZAGRANICĄ

§ 1

Biuro Współpracy z Zagranicą (BWZ) jest jednostką organizacyjną administracji Uniwersytetu, zgodnie z § 157 Statutu Uniwersytetu Warszawskiego i Regulaminem Organizacyjnym Uniwersytetu Warszawskiego (Zarządzenie nr 100 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 25 września 2019 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Uniwersytetu Warszawskiego), podlegającą merytorycznie prorektorowi ds. współpracy i spraw pracowniczych, a w pozostałych sprawach kanclerzowi.

§ 2

Do zakresu działania BWZ należy (na podstawie Zarządzenia nr 100 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 25 września 2019 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Uniwersytetu Warszawskiego, Załącznik nr 3 „Zakres Zadań Jednostek Organizacyjnych Administracji Ogólnouniwersyteckiej” § 28 ) koordynowanie i prowadzenie spraw związanych ze współpracą z zagranicą, w szczególności:
1) przygotowanie projektu i udział w realizacji oraz monitorowanie strategii Uniwersytetu w zakresie umiędzynarodowienia;
2) rekomendowanie działań optymalizujących aktywność w zakresie podpisywania i realizowania umów Uniwersytetu z innymi podmiotami zagranicznymi,
3) koordynowanie działalności Uniwersytetu w zakresie udziału w sieciach zrzeszających uczelnie,
4) współpraca z podmiotami zagranicznymi w ramach umów bilateralnych o bezpośredniej współpracy akademickiej, rządowych programów, programów europejskich oraz innych międzynarodowych w zakresie dydaktyki, mobilności i zarządzania Uczelnią;
5) organizacja wymiany osobowej (studentów, doktorantów, pracowników) w ramach ogólnouniwersyteckich umów bilateralnych, umów rządowych, w ramach programów dydaktycznych Unii Europejskiej oraz innych międzynarodowych;
6) organizacja i obsługa delegacji przybywających na zaproszenie władz Uczelni oraz uczestników zagranicznych delegacji władz Uczelni;
7) opracowywanie, realizacja i rozliczanie merytoryczne i finansowe projektów koordynowanych przez Biuro na zlecenie władz Uczelni;
8) prowadzenie rejestru umów międzynarodowych, których stroną jest Uniwersytet, 9) opracowywanie informacji o europejskich programach edukacyjnych oraz doradztwo w zakresie opracowywania tych projektów;
10) organizacja przetargów dotyczących zakupu biletów, wizowania paszportów oraz realizacja umów z tym związanych;
11) opracowywanie w porozumieniu z Biurem Promocji UW treści merytorycznej materiałów informacyjno-promocyjnych dla odbiorcy zagranicznego oraz prowadzenie strony internetowej Biura;
12) obsługa finansowa spraw związanych ze współpracą z zagranicą;

13) wspieranie jednostek w zakresie składania wniosków do NAWA;
14) wykonywanie zadań zleconych przez Rektora.

§ 3

Działalnością BWZ kieruje kierownik BWZ, powołano także dwóch zastępców kierownika.
Kierownik BWZ odpowiada za realizację przez BWZ powierzonych mu zadań. Podstawowe obowiązki kierownika zostały określone w Dziale VI § 32 Regulaminu Organizacyjnego Uniwersytetu Warszawskiego (Zarządzenie nr 100 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 25 września 2019 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Uniwersytetu Warszawskiego).
Obowiązki pracowników BWZ określają zakresy ich obowiązków, zatwierdzone przez kierownika BWZ. Pracownik podpisuje ustalony zakres obowiązków na dowód przyjęcia do wiadomości i przestrzegania.

§ 4

1. W skład struktury BWZ wchodzą:

1. Sekcja Partnerstw Międzynarodowych (International Partnerships Section);
2. Sekcja Erasmus (Erasmus Section);
3. Sekcja ds. Zagranicznych Studentów Studiów Częściowych (International Short-term Students Section);
4. Sekretariat;
5. Pełnomocnik kwestora;
6. Informatyk-analityk i Informatyk-programista.

2. Do podstawowych zadań Sekcji Partnerstw Międzynarodowych (International Partnerships Section) należy:

1. koordynacja procedury negocjowania i zawierania umów bilateralnych o bezpośredniej współpracy akademickiej oraz umów z podmiotami zagranicznymi dot. jednorazowego przedsięwzięcia; rejestracja umów w systemie USOS, ich archiwizacja i prowadzenie rejestru;
2. organizacja i obsługa delegacji przybywających na zaproszenie władz Uczelni oraz zagranicznych delegacji władz Uczelni;
3. organizacja wymiany (na okres do jednego roku akademickiego) studentów, doktorantów, nauczycieli akademickich i innych pracowników w ramach bilateralnych ogólnouniwersyteckich umów o bezpośredniej współpracy akademickiej oraz umów rządu RP lub rządów państw obcych;
4. opracowywanie i rozpowszechnianie informacji o międzynarodowych programach w zakresie dydaktyki, mobilności i zarządzania Uczelnią (w tym UE, NAWA, CEEPUS, Fundusz Wyszehradzki); doradztwo w zakresie przystępowania do projektów będących w zakresie działalności Sekcji; sprawdzanie poprawności formalnej projektów przed skierowaniem do podpisu przez przedstawiciela prawnego Uczelni; rejestracja projektów w systemie USOS;
5. opracowywanie/ koordynacja i rozliczanie projektów ogólnouniwersyteckich
  w zakresie dydaktyki, mobilności i zarządzania Uczelnią na polecenie władz Uczelni;
6. organizacja działań i wymiany osobowej w ramach projektów realizowanych na zlecenie władz Uczelni;
7. koordynowanie działalności Uniwersytetu w zakresie udziału w sieciach zrzeszających uczelnie;
8. współorganizacja przetargów dotyczących zakupu biletów, wizowania paszportów oraz realizacja umów z tym związanych;
9. obsługa organizacyjna i udział w komisjach i zespołach wskazanych przez Rektora.

3. Do podstawowych zadań Sekcji Erasmus (Erasmus Section) należy:

1. koordynacja prac związanych z prawidłową realizacją założeń Karty Erasmus dla Szkolnictwa Wyższego; wyznaczenie koordynatora uczelnianego programu Erasmus na UW;
2. koordynacja procedury zawierania międzyinstytucjonalnych umów Erasmus; dostosowanie systemu USOS do wymiany danych z uczelniami partnerskimi przez EWP (Erasmus without paper);
3. coroczne opracowanie i składanie projektu typu Erasmus/ Mobilność edukacyjna/ Szkoły Wyższe i jego realizacja, w szczególności opracowywanie sprawozdań merytorycznych i finansowych (częściowych i końcowych), ubieganie się o dodatkowe środki pozauniwersyteckie;
4. organizacja wyjazdów studentów (studia częściowe/ praktyki zagraniczne), doktorantów (studia częściowe/ praktyki zagraniczne), nauczycieli akademickich (prowadzenie zajęć/ szkolenia zagraniczne) i innych pracowników uczelni (szkolenia zagraniczne); przygotowywanie zleceń wypłat stypendiów; opracowywanie materiałów informacyjnych i poradników; udział UW
  w mieszanych programach intensywnych BIP (Blended Intensive Programme);
5. organizacja spotkań i wydarzeń z przedstawicielami uczelni partnerskich Erasmus oraz przedsięwzięć/ wydarzeń promujących mobilność we współpracy z organizacjami studenckimi m.in. Erasmus Student Network – sekcja UW;
6. działania promocyjne dot. projektu, w tym organizacja spotkań z wydziałowymi koordynatorami ds. mobilności;
7. udział w konkursach organizowanych przez podmioty zewnętrzne, w tym Fundację Rozwoju Systemu Edukacji oraz Komisję Europejską, w zakresie działalności Sekcji.

4. Do podstawowych zadań Sekcji ds. Zagranicznych Studentów Studiów Częściowych (International Short-term Students Section) należy:

1. organizacja internetowej rejestracji kandydatów na studia częściowe i staże (IRK-studia częściowe – https://irk.uw.edu.pl/pl/home/BWZ2022/) studentów wizytujących, zagranicznych stypendystów Erasmus oraz innych zagranicznych studentów studiów częściowych obsługiwanych przez BWZ;
2. organizacja pobytu na studiach częściowych studentów wizytujących, zagranicznych stypendystów Erasmus oraz innych zagranicznych studentów studiów częściowych obsługiwanych przez BWZ;
3. organizacja dni orientacyjnych oraz innych wydarzeń, spotkań i działań integracyjno-adaptacyjnych dla studentów zagranicznych – podopiecznych BWZ, we współpracy z organizacjami studenckimi, w szczególności z Erasmus Student Network – Sekcja UW;
4. opracowywanie materiałów informacyjnych adresowanych do studentów zagranicznych (studia częściowe) oraz informacji na stronę internetową BWZ;
5. prowadzenie dokumentacji przebiegu studiów częściowych studentów wizytujących, zagranicznych stypendystów Erasmus oraz innych zagranicznych studentów studiów częściowych obsługiwanych przez BWZ;
6. udział w projektach w zakresie dydaktyki, mobilności i zarządzania Uczelnią, a także w komisjach i zespołach wskazanych przez władze Uczelni.

5. Do podstawowych zadań Sekretariatu należy obsługa administracyjno-kancelaryjna BWZ, sprawozdawczość dot. współpracy międzynarodowej oraz korespondencja wewnętrzna i zewnętrzna, także za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej UW BWZ.

6. Pełnomocnik kwestora (samodzielne stanowisko pracy ds. finansowych ) działa zgodnie z zakresem powierzonych mu obowiązków i uprawnień dotyczących finansowych spraw związanych ze współpracą zagraniczną i działalnością BWZ. W ograniczonym zakresie obsługuje dokumentację finansowo-księgową Biura Wspomagania Rozwoju i Biura Karier.

7. Do podstawowych zadań informatyka-analityka i informatyka-programisty należy: