Procedura zawierania umów z podmiotami zagranicznymi

TRYB SKŁADANIA I OBIEG DOKUMENTÓW

(dotyczy tylko umów będących w zakresie kompetencji Biura Współpracy z Zagranicą)

Zgodnie z zapisami Statutu UW osobą uprawnioną do zawierania umów z partnerami zagranicznymi w imieniu uniwersytetu jest Rektor (por. § 35 Statutu: „Rektor /…../ zawiera umowy o współpracy z podmiotami zagranicznymi, z tym, że o zawartej umowie powiadamia niezwłocznie Senat” /…./).

Biuro Współpracy z Zagranicą, zgodnie ze swym Regulaminem, odpowiada za następujące rodzaje umów:

  1. o bezpośredniej współpracy uniwersyteckiej (na wniosek uczelni zagranicznej bądź jednostki UW);
  2. w ramach projektów dydaktycznych UE;
  3. w tym – umowy w ramach programu ERASMUS+;
  4. z podmiotami zagranicznymi dot. jednorazowego przedsięwzięcia (np. organizacja konferencji, wystawy, itp.).

Za umowy dotyczące realizacji krajowych i międzynarodowych projektów badawczych, w tym finansowanych ze środków NCN, NCBR, NPRH, MNiSW oraz ze środków UE, odpowiada Biuro Obsługi Badań.

Za umowy międzyinstytucjonalne dotyczące realizacji projektów finansowanych z funduszy strukturalnych UE odpowiada Biuro Wspomagania Rozwoju.

 

Ad 1: Umowy o bezpośredniej współpracy uniwersyteckiej (naukowo-dydaktycznej)

a) Umowy zawierane na wniosek podmiotu zagranicznego

Instytucja zagraniczna kieruje propozycję zawarcia umowy do rektora lub prorektora do spraw naukowych.  O trybie dalszego postępowania decyduje prorektor do spraw naukowych.
Zadania Biura Współpracy z Zagranicą:

  • zawiadamia jednostki UW o propozycji zawarcia umowy i wstępnie uzgadnia jej zakres;
  • sprawdza poprawność formalną umowy, tzn. sprawdza, czy jest już zawarta umowa z daną uczelnią zagraniczną, proponuje zawarcie właściwego typu umowy: umowa ramowa, aneks, „wydziałowa”, tj. realizowana przez jedną jednostkę UW, i inne;
  • negocjuje tekst umowy z podmiotem zagranicznym w celu ustalenia dziedzin i zakresu współpracy oraz źródła finansowania;
  • kieruje projekt umowy do zaopiniowania przez Biuro Prawne UW;
  • przedkłada projekt umowy prorektorowi do spraw naukowych do akceptacji;
  • opracowuje ostateczną wersję umowy w języku angielskim i polskim*;
  • uzyskuje podpisy prawnych przedstawicieli stron umowy;
  • przygotowuje dla Rektora i Senatu informację o zawarciu umowy z podmiotem zagranicznym;
  • rejestruje umowę w systemie USOS – moduł BWZ;
  • przekazuje kopię zawartej umowy jednostkom realizującym umowę;
  • przechowuje oryginał zawartej umowy;
  • wpisuje umowę do systemu POL-on.

* Umowy mogą być zawierane:

  • tylko w języku angielskim;
  • w języku polskim i języku obcym;
  • w języku obcym, polskim oraz angielskim.

UWAGA!

  1. Umowa może być sporządzona tylko w języku angielskim jedynie wtedy, gdy język ten jest językiem obcym dla każdej ze stron umowy.
  2. W przypadku innych wersji językowych należy przetłumaczyć tekst umowy na język polski; koszty tłumaczenia ponosi jednostka UW.
    Nie musi to być tłumaczenie przysięgłe.

b) Umowy zawierane na wniosek jednostki UW

Dziekan lub kierownik podstawowej jednostki UW, która chciałaby nawiązać współpracę akademicką z analogiczną jednostką instytucji partnerskiej, zwraca się do prorektora do spraw naukowych z wnioskiem o wyrażenie zgody na zawarcie/przedłużenie umowy z podmiotem zagranicznym.

Wniosek należy złożyć w Biurze Współpracy z Zagranicą (Krakowskie Przedmieście 26/28, Pałac Kazimierzowski, II piętro, pokój nr 24).

We wniosku należy:

  • uzasadnić konieczność podpisania umowy;
  • wykazać przyszłe korzyści z tej umowy dla jednostki;
  • podać źródła finansowania realizacji umowy, w szczególności kosztów podróży, zakwaterowania, pobytu i ubezpieczenia (należy określić rodzaje ubezpieczenia) osób wyjeżdżających i przyjeżdżających, opłat za naukę w przypadku umów przewidujących wymianę studentów i doktorantów;
  • wskazać dane pracownika odpowiedzialnego za realizację umowy;
  • jeżeli dotyczy, ustalić kwestie własności intelektualnej będącej wynikiem wspólnych badań zgodnie z Regulaminem nabywania, korzystania i ochrony własności intelektualnej na Uniwersytecie Warszawskim.

UWAGA!

  1. Każda umowa musi być uzgodniona z Biurem Prawnym UW.
  2. Umowy wydziałowe podpisuje dziekan, pod warunkiem uzyskania od Rektora UW stosownego pełnomocnictwa. Wniosek o udzielenie jednorazowego pełnomocnictwa do zawarcia umowy należy złożyć w Biurze Współpracy z Zagranicą (Krakowskie Przedmieście 26/28, Pałac Kazimierzowski, II piętro, pokój nr 24).
  3. Po zawarciu umowy jej oryginał/y należy przekazać do BWZ.

Zadania Biura Współpracy z Zagranicą:

  • sprawdza poprawność formalną umowy, tzn. sprawdza, czy jest już zawarta umowa z daną uczelnią zagraniczną, proponuje zawarcie właściwego typu umowy: umowa ramowa, aneks, „wydziałowa”, tj. realizowana przez jedną jednostkę UW, i inne;
  • kieruje projekt umowy do zaopiniowania przez Biuro Prawne UW;
  • przedkłada projekt umowy prorektorowi do spraw naukowych do akceptacji;
  • przygotowuje dla Rektora i Senatu informację o zawarciu umowy;
  • rejestruje umowę w systemie USOS – moduł BWZ;
  • przechowuje oryginał umowy;
  • wpisuje umowę do systemu POL-on.

Rejestr zawartych umów znajduje się na stronie BWZ.

Ad 2: Umowy w ramach projektów dydaktycznych UE
(zawierane na wniosek dziekana/ kierownika podstawowej jednostki UW)

Dziekan/ kierownik jednostki UW kieruje do prorektora do spraw naukowych t. zw. „Wniosek o wyrażenie zgody na uczestnictwo w projekcie”.

Wniosek wraz z załącznikami (projekt, list intencyjny, itp.) należy złożyć w Biurze Współpracy z Zagranicą (Krakowskie Przedmieście 26/28, Pałac Kazimierzowski, II piętro, pokój nr 24).

Ad 3: Umowy międzyinstytucjonalne ERASMUS+

Pracownicy UW zainteresowani zawarciem umowy Erasmus proszeni są w pierwszej kolejności o:

  • zapoznanie się z kryteriami zawierania nowych umów obowiązującymi w danym roku (kryteria te są ogłaszane przez BWZ we wrześniu/na początku października),
  • skontaktowanie się z koordynatorem ds. mobilności w swojej jednostce,
  • skontaktowanie się z pracownikiem BWZ, panią Ewą Rak (ewa.rak@adm.uw.edu.pl, tel. 22 55 20 560).

Termin składania umów Erasmus w Biurze Współpracy z Zagranicą mija 30 listopada roku poprzedzającego rok akademicki, którego dotyczy umowa.

Lista umów Erasmus znajduje się na stronie BWZ.

Ad 4: Umowa z podmiotem zagranicznym dot. jednorazowego przedsięwzięcia

Niezależnie od tego, czy umowa miałaby być zawarta na wniosek podmiotu zagranicznego czy na wniosek jednostki UW, wniosek o zawarcie umowy należy kierować do prorektora do spraw naukowych i złożyć w Biurze Współpracy z Zagranicą (Krakowskie Przedmieście 26/28, Pałac Kazimierzowski, II piętro, pok. 24), przesyłając jednocześnie wersję elektroniczną umowy na adres: katarzyna.kozdra@adm.uw.edu.pl

Zatwierdził Prorektor ds. naukowych dr hab. Maciej Duszczyk
Warszawa, 29.06.2017 r.