Procedura zawierania umów z podmiotami zagranicznymi

    bwz.uw.edu.pl > Procedura zawierania umów z podmiotami zagranicznymi

TRYB SKŁADANIA I OBIEG DOKUMENTÓW

(dotyczy tylko umów będących w zakresie kompetencji Biura Współpracy z Zagranicą)

Zgodnie z zapisami Statutu UW osobą uprawnioną do zawierania umów z partnerami zagranicznymi w imieniu uniwersytetu jest Rektor (por. § 36 ust. 10 Statutu: „Do zadań Rektora należy /…../ zawieranie umów o współpracy z podmiotami zagranicznymi z tym, że o zawartej umowie powiadamiany jest niezwłocznie Senat” /…./).

Biuro Współpracy z Zagranicą (BWZ), zgodnie ze swoim zakresem zadań, odpowiada za następujące rodzaje umów:

  1. o bezpośredniej współpracy uniwersyteckiej (na wniosek uczelni zagranicznej bądź jednostki UW);
  2. w ramach projektów dydaktycznych UE;
  3. w tym – umowy w ramach programu ERASMUS+;
  4. z podmiotami zagranicznymi dot. jednorazowego przedsięwzięcia (np. organizacja konferencji, wystawy, itp.).

UWAGA!
Za umowy dotyczące realizacji krajowych i międzynarodowych projektów badawczych, w tym finansowanych ze środków NCN, NCBR, NPRH, MEiN oraz ze środków UE, odpowiada Biuro Obsługi Badań i Biuro Międzynarodowych Programów Badawczych.

Pytania związane z zawieraniem i odnawianiem umów dotyczących zagranicznych studiów wspólnych oraz programów podwójnego lub wielokrotnego dyplomu, a także konsultacji w sprawach ich procedowania, prosimy przesyłać do Zespołu roboczego ds. zagranicznych studiów wspólnych i programów podwójnego lub wielokrotnego dyplomu, email: joint.studies@uw.edu.pl

ZARZĄDZENIE  REKTORA UW NR 71
z dnia 9 kwietnia 2020 r. w sprawie określenia trybu postępowania w sprawach dotyczących utworzenia kierunku studiów oraz zmian w programie studiów na Uniwersytecie Warszawskim.

 

Ad 1: Umowy o bezpośredniej współpracy uniwersyteckiej (naukowo-dydaktycznej)

a) Umowy zawierane na wniosek podmiotu zagranicznego

Instytucja zagraniczna kieruje propozycję zawarcia umowy do rektora lub prorektora do spraw współpracy i spraw pracowniczych.  O trybie dalszego postępowania decyduje prorektor do spraw współpracy i spraw pracowniczych.

Zadania Biura Współpracy z Zagranicą:

  • zawiadamia jednostki UW o propozycji zawarcia umowy i wstępnie uzgadnia jej zakres;
  • sprawdza poprawność formalną umowy, tzn. sprawdza, czy jest już zawarta umowa z daną uczelnią zagraniczną, proponuje zawarcie właściwego typu umowy: umowa ramowa, aneks, „wydziałowa”, tj. realizowana przez jedną jednostkę UW, i inne;
  • negocjuje tekst umowy z podmiotem zagranicznym w celu ustalenia dziedzin i zakresu współpracy oraz źródła finansowania;
  • kieruje projekt umowy do zaopiniowania przez Biuro Prawne UW;
  • przedkłada projekt umowy prorektorowi do spraw współpracy i spraw pracowniczych do akceptacji;
  • opracowuje ostateczną wersję umowy w języku angielskim i polskim*;
  • uzyskuje podpisy prawnych przedstawicieli stron umowy;
  • przygotowuje dla Rektora i Senatu informację o zawarciu umowy z podmiotem zagranicznym;
  • rejestruje umowę w systemie USOS;
  • przekazuje kopię zawartej umowy jednostkom realizującym umowę;
  • przechowuje oryginał zawartej umowy;
  • wpisuje umowę do systemu POL-on.

* Umowy mogą być zawierane:

  • tylko w języku angielskim;
  • w języku polskim i języku podmiotu zagranicznego;
  • w języku angielskim i języku podmiotu zagranicznego (w tym wypadku należy zawrzeć zapis o nadrzędności wersji w j. angielskim).

b) Umowy zawierane na wniosek jednostki UW

Dziekan lub kierownik podstawowej jednostki UW, która chciałaby nawiązać współpracę akademicką z analogiczną jednostką instytucji partnerskiej, zwraca się do prorektora do spraw współpracy i spraw pracowniczych z wnioskiem o wyrażenie zgody na zawarcie/przedłużenie umowy z podmiotem zagranicznym.

Wniosek należy przysłać do Biura Współpracy z Zagranicą w formie skanu na adres:
international@adm.uw.edu.pl

We wniosku należy:

  • uzasadnić konieczność podpisania umowy;
  • wykazać przyszłe korzyści z tej umowy dla jednostki;
  • podać źródła finansowania realizacji umowy, w szczególności kosztów podróży, zakwaterowania, pobytu i ubezpieczenia (należy określić rodzaje ubezpieczenia) osób wyjeżdżających i przyjeżdżających, opłat za naukę w przypadku umów przewidujących wymianę studentów i doktorantów;
  • wskazać dane pracownika odpowiedzialnego za realizację umowy;
  • jeżeli dotyczy, ustalić kwestie własności intelektualnej będącej wynikiem wspólnych badań zgodnie z Regulaminem nabywania, korzystania i ochrony własności intelektualnej na Uniwersytecie Warszawskim.

UWAGA!

  1. Każda umowa musi być uzgodniona z Biurem Prawnym UW.
  2. Umowy wydziałowe może podpisać dziekan, pod warunkiem uzyskania od Rektora UW stosownego pełnomocnictwa. Wniosek o udzielenie jednorazowego pełnomocnictwa do zawarcia umowy należy złożyć w Biurze Współpracy z Zagranicą (Krakowskie Przedmieście 26/28, Pałac Kazimierzowski, II piętro, pokój nr 24) lub przesłać wraz z projektem umowy na adres email international@adm.uw.edu.pl.
  3. Po zawarciu umowy jej oryginał/y należy przekazać do BWZ.

Zadania Biura Współpracy z Zagranicą:

  • sprawdza poprawność formalną umowy, tzn. sprawdza, czy jest już zawarta umowa z daną uczelnią zagraniczną, proponuje zawarcie właściwego typu umowy: umowa ramowa, aneks, „wydziałowa”, tj. realizowana przez jedną jednostkę UW, i inne;
  • kieruje projekt umowy do zaopiniowania przez Biuro Prawne UW;
  • przedkłada projekt umowy prorektorowi do spraw współpracy i spraw pracowniczych do akceptacji;
  • przygotowuje dla Rektora i Senatu informację o zawarciu umowy;
  • rejestruje umowę w systemie USOS – moduł BWZ;
  • przechowuje oryginał umowy;
  • wpisuje umowę do systemu POL-on.

Rejestr zawartych umów znajduje się na stronie BWZ.

Ad 2: Umowy w ramach projektów dydaktycznych UE
(zawierane na wniosek dziekana/ kierownika podstawowej jednostki UW)

Dziekan/ kierownik jednostki UW kieruje do prorektora do spraw współpracy i spraw pracowniczych tzw. „Wniosek o wyrażenie zgody na uczestnictwo w projekcie”.

Wniosek wraz z załącznikami (projekt, list intencyjny, itp.) należy przysłać w formie skanu do BWZ lub złożyć w Biurze Współpracy z Zagranicą (Krakowskie Przedmieście 26/28, Pałac Kazimierzowski, II piętro, pokój nr 24).

Ad 3: Umowy międzyinstytucjonalne ERASMUS+

Pracownicy UW zainteresowani zawarciem umowy Erasmus proszeni są w pierwszej kolejności o:

Lista partnerów Erasmus

Ad 4: Umowa z podmiotem zagranicznym dot. jednorazowego przedsięwzięcia

Niezależnie od tego, czy umowa miałaby być zawarta na wniosek podmiotu zagranicznego czy na wniosek jednostki UW, wniosek o zawarcie umowy należy przesłać w formie skanu do BWZ lub kierować do prorektora do spraw współpracy i spraw pracowniczych i złożyć w Biurze Współpracy z Zagranicą (Krakowskie Przedmieście 26/28, Pałac Kazimierzowski, II piętro, pok. 24), przesyłając jednocześnie wersję elektroniczną umowy na adres: international@adm.uw.edu.pl.