Zakup biletów za pośrednictwem Biura Współpracy z Zagranicą

Poniższe zasady nie obowiązują od 18 grudnia 2023 r. – szczegółowe zasady zakupu biletów przez Why not TRAVEL znajdują się na stronie: http://bwz.uw.edu.pl/whynottravel/

Zlecenia zakupu biletów na podróże służbowe będą realizowane zgodnie z poniżej opisanymi zasadami:

W tytule emaila należy podać miejsce docelowe i datę planowanej podróży.
Zgłoszenie wyjazdu i zapytanie o cenę połączeń należy wysyłać z wykorzystaniem Formularza zapytania o połączenia i ceny biletów.
Po ustaleniu połączenia należy wysłać zlecenie zakupu biletu (dot. także tzw. tanich linii lotniczych) oraz skan zatwierdzonego wniosku wyjazdowego na adres mailowy bilety.sluzbowe@adm.uw.edu.pl. Oryginał wniosku należy przekazać do Sekcji Obrotu Zagranicznego w Kwesturze zgodnie z drogą służbową ustaloną w jednostce organizacyjnej.
Zakup biletu następuje na podstawie zlecenia zakupu biletu; założenie wstępnej rezerwacji nie jest możliwe.
Przed wysłaniem zlecenia zakupu biletu należy dokładnie sprawdzić zgodność danych (imiona i nazwisko pasażera/pasażerki, dane kontaktowe, trasa, rozkład lotów, bagaż). Zlecenia bez numer telefonu i adresu e-mail pasażera/pasażerki nie będą realizowane.
Sekcja realizuje także zakup biletów dla gości przyjeżdżających do Uniwersytetu Warszawskiego.
Zlecenia będą realizowane w godzinach pracy BWZ zgodnie z kolejnością zgłoszeń. W przypadku dużej liczby zgłoszeń czas oczekiwana na realizację zlecenia może być wydłużony.
BWZ nie ponosi odpowiedzialności za błędy w przekazywanych danych ani za wynikające z nich błędy w biletach.
Faktura za zakupiony bilet (z zaznaczeniem, że została opłacona) zostanie przekazana przez BWZ do jednostki organizacyjnej, kierującej osobę wyjeżdzającą (pasażera), celem wprowadzenia jej do systemu finansowo-księgowego (w przypadku gdy faktura nie zawiera danych dotyczących pasażera, trasy i dat podróży, opisu merytorycznego tej faktury dokonuje BWZ).
Pasażerowie dokonują odprawy we własnym zakresie. W przypadku niektórych linii lotniczych odprawa na lotnisku i wydrukowanie kart pokładowych jest odpłatne.
Pasażerowie są także zobowiązani do odbierania korespondencji przesyłanej na adres email podany w zleceniu zakupu biletu, na który przewoźnicy mogą przesyłać aktualne informacje o podróży. Informacje o podróży nie będą przekazywane do BWZ.
Zakup biletów dla grupy osób do konkretnej lokalizacji w związku z tym samym wydarzeniem, którego/których cena przekracza równowartość 130.000 PLN netto, wymaga ogłoszenia przetargu przez jednostkę zainteresowaną zakupem.