Podpisywanie umów indywidualnych Erasmus – studia częściowe 2020/21

 

Komunikat BWZ nr 17/20/SMS/2020/2021 (KA103/2020)
„Erasmus – Mobilność edukacyjna” (KA103/2020) Zagraniczne studia częściowe 2020/2021

 

 

Podpisywanie umów indywidualnych Erasmus – studia częściowe 2020/21

 

Indywidualne umowy stypendialne (wyjazdy na semestr zimowy i cały rok) będą zawierane od 24 sierpnia br. Zapoznaj się z wzorem umowy.

Uwaga! Umowy będą podpisywane tylko korespondencyjnie. Ze względu na pandemię i restrykcje sanitarne nie ma możliwości podpisania umowy w Biurze Współpracy z Zagranicą (BWZ).

Po przekazaniu do BWZ wymaganych dokumentów (poniżej lista i sposób wysyłki), otrzymasz email z umową, którą należy odesłać pocztą tradycyjną.

Wymagane dokumenty wyślij na 4 tygodnie przed planowanym wyjazdem. Jeśli Twój wyjazd ma nastąpić w ciągu najbliższych dni, a nie masz jeszcze kompletu dokumentów, prześlij posiadane dokumenty. BWZ zwrotnie przekaże Ci dalsze instrukcje.

Jeśli wyjeżdżasz w II semestrze, wyślij dokumenty w celu zawarcia umowy ok. 4 tygodnie przed planowanym wyjazdem.

Przed wysłaniem wymaganych dokumentów, wprowadź dane konta bankowego do swojego profilu w USOSweb: zaloguj się do USOSweb centralnego pod adresem https://usosweb.uw.edu.pl, a następnie wybierz kolejno zakładki: Dla studentów > Moje studia > wymiana studencka > wyjazdy > konto bankowe.

  • Jakie dokumenty należy wysłać do BWZ?

Na adres email (patrz poniżej) wyślij deklarację, że będziesz studiować zagranicą oraz prośbę o przesłanie Ci umowy.

Podaj następujące daty okresu mobilności (Uwaga! Od dat określonych w punktach a) i b) zależeć będzie Twoje stypendium!):

  1.  data początku zajęć lub tzw. welcome days/ introduction days
  2.  data końca sesji egzaminacyjnej (bez sesji poprawkowej)
  3.  data planowanego wyjazdu z Polski do uczelni zagranicznej,
  4.  planowana data wyjazdu z uczelni zagranicznej (jeśli jej nie znasz, podaj datę z punktu b).

Zadeklaruj wypełnienie testu językowego na platformie OLS (jeśli będziesz studiować w języku angielskim, bułgarskim, chorwackim, czeskim, duńskim, estońskim, fińskim, francuskim, greckim, hiszpańskim, irlandzkim, litewskim, łotewskim, maltańskim, niderlandzkim, niemieckim, portugalskim, rumuńskim, słowackim, słoweńskim, szwedzkim, węgierskim lub włoskim).

Do emaila załącz:

  1. potwierdzenie przyjęcia na studia, wydane przez uczelnię zagraniczną, tzw. Letter of Acceptance/ Confirmation of Admission etc. Jeśli nie masz formalnego zaproszenia, przekaż wiadomość od uczelni zagranicznej, z której wynika, że jesteś przyjęty;
  2. informację z uczelni zagranicznej o tym, w jaki sposób prowadzone będą zajęcia: on-line/ stacjonarnie/ hybrydowo, jeśli tej informacji nie ma w potwierdzeniu przyjęcia na studia. W przypadku realizacji całości zajęć w formie wirtualnej, trzeba udokumentować, że wyjazd jest zasadny – dostarcz dodatkowe potwierdzenie w emailu, że uczelnia przyjmująca wyraża świadomą zgodę na Twój przyjazd i przebywanie w kraju uczelni przyjmującej (jest to nowy wymóg Narodowej Agencji Programu Erasmus, konieczny do zawarcia umowy stypendialnej);
  3. e-Learning Agreement BEFORE the Mobility – skan dokumentu wygenerowanego z USOSweb UWAGA! e-LA musi być zatwierdzony on-line przez koordynatora ds. mobilności, zawierać wypełnioną tabelę B oraz podpis przedstawiciela uczelni zagranicznej;
  4. kopię dowodu ubezpieczenia (Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego – EKUZ lub równoważnego);

Uwaga!
Jeżeli posiadasz warunek lub egzamin poprawkowy, prześlij także podanie ze zgodą na wyjazd, podpisaną przez koordynatora wydziałowego / kierownika ds. studiów.
Jeżeli jesteś osobą zakwalifikowaną na ostatnim roku I stopnia (licencjat), prześlij zaświadczenie wystawione przez dziekanat o zakwalifikowaniu na studia II stopnia.

  • Adres email / kontakt z BWZ

Wymienione dokumenty wyślij na adres erasmusbwz@uw.edu.pl. Odpowiedź na Twój email przyjdzie z adresu imiennego pracownika Sekcji Erasmus – dalszą korespondencję prowadź z tą osobą.

  • Wysyłka dokumentów i wypłata stypendium

W ciągu 7 dni od wysłania dokumentów, otrzymasz Umowę finansową i Wniosek Wyjazdowy w plikach pdf.
Po ich  wydrukowaniu i podpisaniu odeślij je pocztą tradycyjną (skan umowy nie jest wystarczający do wypłaty stypendium).
BWZ potwierdzi otrzymanie oryginałów dokumentów i prześle Ci informację o terminie przelewu stypendium.

Przelew pierwszej transzy stypendium otrzymasz najpóźniej w ciągu 3 tygodni od dnia potwierdzenia przez BWZ posiadania kompletu dokumentów. W przypadku braku któregoś z nich, termin wypłaty stypendium ulegnie przesunięciu (umowa zostanie „zawieszona”).

Szczegółowe informacje na temat sposobu wypłacania stypendium oraz rozliczenia po zakończeniu mobilności znajdziesz w Przewodniku Krok po Kroku 2020/2021

 

Sylwia Salamon
Uczelniany koordynator programu Erasmus+

Warszawa,20.08.2020r.

IRO Announcement nr 17/20/SMS/2020/2021
Erasmus mobility for studies (KA103/2020)

 


Signing individual financial agreements

2020/2021

 

International Relations Office at UW (IRO) will start signing Erasmus financial agreements with Erasmus outgoing students (going for the 1st semester or the full academic year) from August 24th Please read the English version of the agreement, available here.

Please note! Due to COVID-19 pandemic restrictions, it will not be possible to sign the agreement at the International Relations Office (IRO). Agreements will be signed with the use of traditional post. After submitting the required documents (listed below), you will receive the agreement (a pdf file), which will have to be sent back by traditional post.

You should request the agreement and send the documents about 4 weeks before the start of your mobility. If your mobility is due to start within the next few days and you do not have all the documents yet, please submit the documents you currently have and we will inform you on the next steps to take.

If your mobility is planned for the 2nd semester, you will need to sign the agreement only about 4 weeks before the planned departure.

Before sending your documents to IRO make sure that you have entered the details of your bank account in USOSweb profile. To complete the bank account details log into the central USOSweb: https://usosweb.uw.edu.pl/  and follow the path below:

STUDENT’S SECTION > MY STUDIES > student mobility > my mobilities > bank account.

  • What documents to send to IRO?

Send an email (to the address given below) with a declaration that you are going to study abroad and state the following dates (please note that dates in a) and b) will have an effect on the amount of your grant):

  1. start date of the courses at the host university or start of a welcome week/ introduction days, etc.
  2. end of the exam session (without the retake session)
  3. planned date of your journey to the host university
  4. planned date of your return from the host university (if not known, write the same date as in b).

Declare that you have done the language test in the OLS system (in you are going to study in one of the following languages: English, Bulgarian, Croatian, Czech, Danish, Estonian, Finnish, French, Greek, Spanish, Irish, Lithuanian, Latvian, Maltese, Dutch, German, Portuguese, Romanian, Slovak, Slovenian, Swedish, Hungarian or Italian) if applicable.

Attach the following documents: 

  1. Confirmation of admission by the host university: Letter of Acceptance / Letter of Invitation If you haven’t received a formal invitation, send us an email from the host university with information that you have been accepted as an Erasmus student.
  2. Information from the host university on how the courses will be held: on-line/ remotely, on-site/ face-to-face or in a mixed way (blended/ hybrid approach), if this information is not included in the confirmation of admission. If all the courses are going to be held on-line, you need to submit an additional email in which the host university agrees to your arrival and stay in the country as an Erasmus student studying on-line only (this is a new requirement by the National Agency of the Erasmus Programme, necessary to sign the financial agreement).
  3. e-Learning Agreement BEFORE the Mobility – a scan of the document from your USOSweb profile, approved online by your mobility coordinator at UW and signed by the host university.
    PLEASE NOTE! Your e-LA must contain Table B and a signature of the host university, otherwise it is not valid.
  4. a copy of your health insurance policy for the period of your mobility (or a European Health Insurance Card)
  • Visa

IRO will not require a copy of your visa but it is your responsibility to arrange all the documents necessary for you to complete a full semester (inclusive of the exam session) at the host university.
Not having the appropriate documents may mean that you will not be able to complete your Erasmus studies abroad and you may have to return the whole Erasmus grant.

Please note!

If some of your grades from exams taken in the academic year 2019/20 are still unknown or if you have a retake exam planned or you have one ‘conditional pass’ (a failed exam is carried over to the next academic year) – you need to submit a consent for your mobility given by your mobility coordinator or director of studies (an email with a consent will be sufficient).

If you are just starting the first year of your MA studies, please submit a certificate issued by your students’ office (Dziekanat)stating that you are officially enrolled on the MA degree programme at UW.

  • Where to send your documents?

Send your documents to erasmusbwz@uw.edu.pl. You will receive a reply from one of the staff members of the Erasmus Section at IRO. Please keep in touch with this person with respect to the financial agreement.

  • Payment of the Eramsus grant

Within 7 days from submitting your documents, IRO will send you: your individual Financial Agreement and another document called Wniosek Wyjazdowy in pdf files. You will ned to print them (according to the instructions provided), sign and send them back to IRO by traditional post. Once IRO receives your documents, you will be informed when the grant payment will be made

The transfer of the 1st part of the grant (90% of the amount for the 1st semester) will be made within 3 weeks from the day IRO confirms that you have submitted all the required documents. In case some document is missing, the payment of the grant will be postponed.

You can find more information on the grant payment and the documents required before, during and after the mobility in the Step by Step guidebook available here.

 

Sylwia Salamon
Institutional Erasmus Coordinator 

Warsaw, 20.08.2020                                                                                                      

Data publikacji: 20 sierpnia 2020