Mobilność – pytania i odpowiedzi – wyjazdy

• To umowa zawarta na kilka lat między co najmniej dwiema uczelniami, regulująca m.in. warunki wymiany studentów. Co roku uczelnie partnerskie/strony umowy uzgadniają szczegółowe warunki jej realizacji.

• Lista zagranicznych uczelni partnerskich UW dostępna jest tutaj. W razie pytań skontaktuj się ze wskazanym koordynatorem naboru lub właściwym koordynatorem współpracy odpowiedzialnym za wybrany kraj - Sekcja Partnerstw Międzynarodowych.

• Student studiów pierwszego, drugiego stopnia lub jednolitych studiów magisterskich/doktorant, pod warunkiem uzyskania zgody KJD/dyrektora szkoły doktorskiej.

• § 43 Regulaminu Studiów na Uniwersytecie Warszawskim określa rodzaje urlopu, o który student może się ubiegać. W każdym przypadku zgodę na wyjazd musi wyrazić KJD.

• Tak, o wyjazd w ramach umowy bilateralnej mogą ubiegać się studenci, którym zostały już wcześniej przyznane wyjazdy w ramach programu LLP-Erasmus, Erasmus+ (KA103 i/lub KA107) i/lub Erasmus Mundus w celu odbycia części studiów za granicą.

• W każdym przypadku program studiów do zrealizowania w uczelni zagranicznej musi być ustalony przed wyjazdem. Tylko pod warunkiem uzgodnienia i zatwierdzenia Porozumienia o programie studiów (Learning Agreement) przed wyjazdem całość lub część przedmiotów zrealizowanych w uczelni zagranicznej może zostać uznana i wliczona do programu studiów.

• Wskazane jest, aby długość wyjazdu pokrywała się z długością semestru/trymestru lub roku akademickiego w uczelni zagranicznej. Wyjazd musi zakończyć się uzyskaniem potwierdzenia nabytych kompetencji i wiedzy.

• Osoba wyjeżdżająca musi przedstawić certyfikat/potwierdzenie poziomu znajomości języka obcego, zgodny z wymogami uczelni zagranicznej.

• Średnia ocen jest jednym z kryteriów, na podstawie których student może być zakwalifikowany na wyjazd. Sprawdź właściwe ogłoszenie.

• Informacje znajdują się na stronach internetowych uczelni zagranicznej. Należy zawsze samemu sprawdzić aktualny katalog zajęć oferowanych przez uczelnię zagraniczną.

• Umowa bilateralna przede wszystkim zwalnia uczestnika wymiany z opłat za studia na uczelni zagranicznej i czasami daje pierwszeństwo w przyznaniu miejsca w domu studenckim. Szczegółowe warunki finansowe różnią się w zależności od zapisów konkretnej umowy. W tej sprawie skontaktuj się z pracownikiem Sekcji Współpracy Międzynarodowej BWZ odpowiedzialnym za współpracę z danym krajem.

• Zaleca się podjęcie przemyślanej decyzji. W każdym przypadku należy uzgodnić z dziekanem lub właściwym prodziekanem nie tylko program studiów, lecz także zobowiązania finansowe wobec UW podczas studiów za granicą.

• Niektóre umowy bilateralne przewidują wyjazdy na letnie kursy językowe.

• Tak, jeżeli istnieje tak możliwość. Kurs językowy nie może być w żadnym przypadku realizowany w tym samym okresie co zagraniczne studia częściowe. W każdym roku akademickim można wziąć udział w maksymalnie dwóch naborach prowadzonych na podstawie umów bilateralnych.

 Wymagane dokumenty określone są we właściwym ogłoszeniu o naborze. Dokumenty mogą się różnić w zależności od typu wyjazdu i uczelni partnerskiej.

• wykaz zaliczeń (Transcript of Records)
• ankietę podsumowującą pobyt

Zachęcamy wszystkich studentów do wypełnienia ankiety, która jest podstawą oceny uczelni zagranicznej i źródłem informacji dla potencjalnych studentów planujących wyjazd.

• Termin składania dokumentów jest wskazany we właściwym ogłoszeniu.

• Lista koordynatorów ds. mobilności znajduje się na stronie BWZ.

• Zmiany w pierwotnie ustalonym Learning Agreement powinny być wprowadzone w ciągu 3. tygodni od daty rozpoczęcia semestru w uczelni zagranicznej.

• Najpóźniej na 2 tygodnie przed wyjazdem, po otrzymaniu od uczelni zagranicznej potwierdzenia przyjęcia na studia.

• W przypadku wyjazdu do kraju UE obowiązuje EKUZ (Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego); w przypadku wyjazdu do kraju niebędącego członkiem UE –  prywatne ubezpieczenie o równorzędnym zakresie.

BWZ zaleca wykupienie dodatkowego ubezpieczenia prywatnego obejmującego koszty ewentualnych dodatkowych interwencji medycznych bądź transportu do Polski.
Wyjeżdżający student ponosi pełną odpowiedzialność za posiadanie właściwego ubezpieczenia na czas podróży i całego pobytu za granicą oraz powinien znać zakres tego ubezpieczenia.
Zawsze przed wykupieniem ubezpieczenia należy sprawdzić wymagania uczelni zagranicznej i kraju docelowego.

• Tak, jeśli przepisy prawa kraju docelowego tego nie zabraniają. Zapoznaj się z odpowiednimi przepisami na stronach palcówek konsularnych i/lub uczelni zagranicznej.

• W tej sprawie skontaktuj się z właściwą jednostką uczelni przyjmującej.

• BWZ zaleca, aby każdy student planujący wyjazd, zarejestrował się w Systemie „Odyseusz”.

• Nie ma takiej możliwości. Wypłata funduszy Erasmus w transzach wynika z zapisów umowy finansowej między Uniwersytetem Warszawskim a Narodową Agencją Programu Erasmus+ (NA).

• Otrzymanie pierwszej transzy jeszcze przed wyjazdem możliwe jest w przypadku, gdy umowę indywidualną podpiszesz odpowiednio wcześnie. Po podpisaniu umowy indywidualnej, BWZ stara się realizować przelewy na bieżąco. Warunkiem jest dostarczenie kompletu dokumentów potrzebnych do podpisania umowy oraz wypełnienie testu językowego OLS.

• Jest to okres od dnia rozpoczęcia do dnia zakończenia studiów za granicą.
  Za pierwszy dzień okresu mobilności uważa się dzień, w którym student jest zobowiązany do stawienia się w uczelni zagranicznej (np. dzień rozpoczęcia kursu, uroczystego powitania zorganizowanego przez instytucję przyjmującą, kursu przygotowania językowego i międzykulturowego).
  Datą zakończenia mobilności jest ostatni dzień obowiązkowej obecności studenta w uczelni przyjmującej, (np. ostatni dzień sesji egzaminacyjnej/kursu/obowiązkowy termin zajęć).

• To określenie czasu, który przysługuje studentowi na wyjazd stypendialny. Na każdym stopniu studiów (licencjackich, magisterskich, doktoranckich) istnieje możliwość otrzymania stypendium na wyjazd na studia lub/i praktykę, trwających łącznie 12 miesięcy. W przypadku studiów jednolitych magisterskich okres ten wynosi 24 miesiące. Minimalny okres, na jaki można otrzymać stypendium wynosi 3 miesiące. Kapitał mobilności przypisany jest do osoby. Dlatego korzystanie z kapitału na danym kierunku studiów, wyczerpie możliwość korzystania z funduszy Erasmus, nawet jeśli zmienisz kierunek lub uczelnię.

• „Wyjazd” był Ci wstępnie „przyznany” w okresie kwalifikacji. Zgodnie z umową finansową zawieraną przez UW z Narodową Agencją Programu Erasmus+, stypendium musi być obliczane z dokładnością do jednego dnia, zgodnie z datami wpisanymi przez uczelnię zagraniczną w Letter of Acceptance bądź w innym dokumencie uczelni zagranicznej potwierdzającym przyjęcie na studia.

• Tak, jeżeli zdałeś wszystkie egzaminy, nie masz żadnych warunków ani poprawek. W BWZ należy także podpisać formularz tzw. „wniosek wyjazdowy”, zawierający oświadczenie o rozliczeniu się z danego roku akademickiego. Podpisanie oświadczenia niezgodnego ze stanem faktycznym grozi wszczęciem postępowania dyscyplinarnego i skreśleniem z listy studentów.

• BWZ nie wymaga takiego dokumentu, nie jest zatem dostępny konkretny wzór formularza do pobrania na stronach UW.  Jeżeli uczelnia zagraniczna chce Tobie wystawić taki dokument, powinna to uczynić  na własnym formularzu. Najważniejszym dokumentem, który będzie wymagany przez BWZ UW i na podstawie którego będzie rozliczany Twój wyjazd to Letter of Confirmation (lub równoważny) lub Transcript of Record. Dokument ten musi być wystawiony przez uczelnię zagraniczną na koniec pobytu (mobilności), i musi potwierdzać dokładny okres studiów, co do jednego dnia.

• Po rozpoczęciu mobilności wszelkie zmiany wprowadzasz wyłącznie do elektronicznego Porozumienia o programie studiów  (e-LA)  w systemie USOSweb. Zmian w programie możesz dokonywać do 3 tygodni od rozpoczęcia zajęć na uczelni zagranicznej. Skontaktuj się z koordynatorem wydziałowym UW, aby umożliwił Ci wprowadzenie zmian do e-LA. Gdy koordynator wyrazi zgodę na zmianę programu i umożliwi to Tobie w USOSweb, możesz wprowadzić zmiany (np. anulować lub dopisać nowy przedmiot). Po usunięciu lub dodaniu przedmiotów poproś koordynatora ds. mobilności swojej jednostki macierzystej o zatwierdzenie ostatecznej wersji Learning Agreement w systemie. Tak zatwierdzoną decyzję wydrukuj i uzyskaj podpis przedstawiciela uczelni zagranicznej.  Dokument należy przywieźć ze sobą po zakończonej mobilności, jest to bowiem jeden z bardzo ważnych dokumentów niezbędnych do rozliczenia wyjazdu w BWZ oraz etapu studiów na wydziale UW.

• Informację o możliwości, zasadach przedłużania i finansowaniu okresu mobilności BWZ ogłasza pod koniec października każdego roku.  Zasady przedłużania są ogłaszane na stronie BWZ UW.

• Okres przyznania miejsca w akademiku czy wynajmu mieszkania nie jest brany pod uwagę przy naliczaniu stypendium Erasmus.

• Finansowanie przyznawane jest na rzeczywisty okres mobilności, potwierdzony przez uczelnię zagraniczną w dokumencie Letter of Confirmation (lub równoważnym) lub Transcript of Records, wystawionym na koniec mobilności przez uczelnię zagraniczną, z dokładnością do jednego dnia.

• Tak, BWZ potwierdzi e-mailowo otrzymanie umowy. Pierwszą transzę otrzymasz maksymalnie do dwóch tygodni od daty otrzymania przez nas umowy.

• Nie przyśpieszy. Przelew funduszy Erasmus może być zrealizowany tylko na podstawie oryginałów umowy indywidualnej oraz wniosku wyjazdowego. Nie przesyłaj skanów.

• W umowie finansowej UW z Narodową Agencją Programu Erasmus+ (załącznik III – Zasady finansowe i umowne) znajduje się następująca definicja:
  „Siła wyższa, tj. nieprzewidywalna, nadzwyczajna sytuacja lub wydarzenie pozostające poza kontrolą uczestnika i niezwiązane z popełnieniem błędu lub niedopełnieniem staranności ze strony uczestnika. O zakwalifikowaniu przypadku do kategorii „siła wyższa” decyduje Narodowa Agencja na pisemny wniosek Biura Współpracy z Zagranicą”.

• Tak, BWZ przez całe wakacje przyjmuje interesantów od poniedziałku do czwartku w godzinach od 9.30 do 14.00. W wyjątkowych przypadkach istnieje możliwość indywidualnego spotkania, po uprzednim umówieniu się e-mailowo.

• Tak, ale tylko w uzasadnionych przypadkach, za zgodą koordynatora jednostki macierzystej możesz obniżyć punktację do 20 punktów ECTS/ semestr, jeśli jesteś studentem 1. lub 2. stopnia studiów oraz do 15 punktów ECTS/ semestr, jeśli jesteś doktorantem.

• Każdy przypadek jest rozpatrywany indywidualnie. Jeśli przedmioty są zaliczone na minimalną liczbę punktów ECTS wymienioną w odpowiedzi powyżej (16. pytanie), BWZ rozlicza finansowo taki wyjazd. Pamiętaj jednak, że z programu studiów (merytorycznie) rozliczasz się z jednostką macierzystą. Jeśli nie zdałeś egzaminu, zapytaj o konsekwencje koordynatora swojej  jednostki.

• Każda uczelnia ma własne tempo pracy i harmonogram. Jeśli nie masz żadnego kontaktu z uczelnią zagraniczną, a minął miesiąc od złożenia dokumentacji, wyjaśnij „ciszę w eterze”. Weź pod uwagę również okres wakacyjny. Biura w uczelniach zagranicznych najczęściej mają przerwy w wakacje, szczególnie w sierpniu. Załatw zatem wszelkie formalności jeszcze przed okresem wakacyjnym, jeżeli jesteś studentem wyjeżdżającym w semestrze zimowym i na cały rok akademicki.

• LA część Before the Mobility powinna być dostarczona do BWZ najpóźniej w dniu podpisywania umowy indywidualnej, czyli około 2 tygodnie przed Twoim wyjazdem. Uczelnie zagraniczne czasami domagają się  tego dokumentu na etapie składania aplikacji.

• Kwalifikacja na ostatnim roku 1. stopnia jest przeprowadzana warunkowo. Jeśli zmienisz kierunek studiów, nie masz już prawa do stypendium i musisz jak najszybciej z niego zrezygnować.

• Nie, przy wyjazdach rocznych w pierwszym LA można wybrać jedynie przedmioty realizowane w semestrze zimowym. Przedmioty realizowane w drugim semestrze (letnim) należy wpisać do e-LA w ciągu 3 tygodni od rozpoczęcia zajęć w drugim semestrze.

• Nie, z testu OLS zwolnieni są jedynie native speakerzy. Pozostałe osoby muszą napisać test niezależnie od tego, czy już pisały taki test przy poprzednich wyjazdach czy też posiadają certyfikat z danego języka na poziomie C2.

•  Tak, jeśli nabyłeś prawo do stypendium w roku, w którym przebywasz na stypendium Erasmus (np. rektorskie, socjalne itp.) UW musi kontynuować wypłatę tego stypendium podczas Twojego pobytu na Erasmusie.

• Nie, zasady programu Erasmus nie przewidują tego rodzaju dofinansowania. Nieliczne jednostki UW dofinansowują podróż swoim studentom. Zapytaj zatem o to koordynatora jednostki macierzystej.

• Osoby wyjeżdżające w semestrze letnim powinny podpisać umowę indywidualną w BWZ na około 2-3 tygodnie przed wyjazdem.

• Na ostatnim roku studiów można ubiegać się o stypendium zarówno na praktykę studencką jak i absolwencką. Pamiętaj, że podczas całej praktyki studenckiej musisz być przed absolutorium, bo praktyka Erasmus musi być w tym przypadku dopisana do Twojego toku studiów na UW. Jeśli wybierzesz praktyki absolwenckie, wyjazd może nastąpić dopiero po obronie. Podczas praktyki absolwenckiej nie możesz być  studentem innego kierunku na UW ani innej uczelni.

• Musisz być na ostatnim roku studiów, kiedy posiadasz jeszcze status studenta UW, czyli najczęściej po prostu przed obroną.

• Tak, dokument ten musisz przesłać w formie skanu do BWZ w ciągu 7 dni od rozpoczęcia praktyki.

• Tak, ale po ukończeniu pierwszego roku, czyli dopiero w miesiącach letnich (czerwiec-wrzesień).

• Nie, jest to niezgodne z zasadami programu Erasmus. Cały okres praktyki musisz spędzić w firmie poza granicami RP. Stypendium, które otrzymujesz, ma służyć pokryciu różnic kosztów utrzymania w Polsce i w kraju, do którego wyjeżdżasz.

• Ta liczba powinna być zgodna z prawem pracy kraju, do którego wyjeżdżasz.