CEEPUS

Wyjazdy na stypendia w ramach Programu CEEPUS

Procedura rekrutacyjna na stypendia CEEPUS odbywa się w systemie CEEPUS bez udziału BWZ. Stypendystom przysługuje zwrot kosztów przejazdu na stypendium najtańszym środkiem transportu – kolej II kl., autobus. Transport innymi środkami wymaga pisemnej zgody Biura CEEPUS, która udzielana jest przed realizacją stypendium na podstawie pisemnego wniosku stypendysty z załączonymi oficjalnymi wycenami transportu na danej trasie. Wnioski składać można poprzez e-mail: ceepus@nawa.gov.pl. Wniosek powinien zawierać oficjalne i aktualne wyceny kosztów podróży koleją i wybranym środkiem transportu.

Zakup biletu odbywa się za pośrednictwem BWZ na wniosek osoby wyjeżdżającej po dostarczeniu następujących dokumentów :

• Pozwolenie Dziekana Wydziału/Kierownika Jednostki na wyjazd;
• Letter of Award;
• Decyzja CEEPUS Office na zmianę środka transportu (jeśli bilet lotniczy);
• Zobowiązanie do pokrycia kosztów zakupu biletu, jeśli wyjazd nie dojdzie do skutku z przyczyn zależnych od osoby wyjeżdżającej;
• Potwierdzenie rezerwacji biletu;
• Wypełniony, podpisany wniosek o zakup biletu.

BWZ kupuje bilety w firmie, która została wybrana w procedurze przetargu publicznego, w chwili obecnej jest nią Firma WhyNotTravel. Jeśli stypendysta znajdzie ofertę tańszą  o min. 3% i chce z niej skorzystać, kieruje do BWZ drogą mailową wniosek o wyrażenie zgody na zakup biletu poza obowiązującą procedurą. Wniosek musi zawierać wybraną ofertę oraz wycenę Firmy WhyNotTravel. Po uzyskaniu zgody BWZ, stypendysta kupuje bilety ze środków własnych, a po powrocie wnioskuje o refundację kosztów.

Rozliczenie pobytu:

 Do rozliczenia pobytu wymagane są następujące dokumenty:

1. Przy zakupie biletów przez BWZ:

• Letter of Confirmation z kodami QR;
• Student/Teacher Mobility Raport z kodami QR.

2. Przy samodzielnym zakupie biletów

• Podanie o zwrot kosztów podróży z danymi dotyczącymi wyjazdu oraz konta bankowego, na które powinien nastąpić zwrot;
• Bilety, faktura;
• Bankowy dowód wydatkowania środków (jeśli zakup online);
• Decyzji CEEPUS Office na zmianę środka transportu (jeśli bilet lotniczy);
• Zgoda BWZ na uznanie kosztów (jeśli bilet został zakupiony bez pośrednictwa firmy WhyNotTravel)
• Letter of Confirmation z kodami QR;
• Student/Teacher Mobility Raport z kodami QR;

Koordynator Programu CEEPUS w BWZ:

Grażyna Andrejuk

Biuro Współpracy z Zagranicą
Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa
Pałac Kazimierzowski, pokój 24, pon. – czw. 9.30 – 14.00

e-mail: grazyna.andrejuk@adm.uw.edu.pl

tel.: 22 55 20 434