CEEPUS

Wyjazdy na stypendia w ramach Programu CEEPUS

Procedura rekrutacyjna na stypendia CEEPUS odbywa się w systemie CEEPUS bez udziału BWZ. Stypendystom przysługuje zwrot kosztów przejazdu na stypendium najtańszym środkiem transportu – kolej II kl., autobus. Transport innymi środkami wymaga pisemnej zgody Biura CEEPUS, która udzielana jest przed realizacją stypendium na podstawie pisemnego wniosku stypendysty z załączonymi oficjalnymi wycenami transportu na danej trasie. Wnioski można składać poprzez e-mail: ceepus@nawa.gov.pl. Wniosek powinien zawierać oficjalne i aktualne wyceny kosztów podróży koleją lub wybranym środkiem transportu.

Zakup biletu odbywa się za pośrednictwem BWZ na wniosek osoby wyjeżdżającej po dostarczeniu następujących dokumentów:

  • Pozwolenie Dziekana Wydziału/Kierownika Jednostki na wyjazd;
  • Letter of Award;
  • Zgoda CEEPUS Office na zmianę środka transportu (jeśli bilet lotniczy);
  • Zobowiązanie do pokrycia kosztów zakupu biletu, jeśli wyjazd nie dojdzie do skutku z przyczyn zależnych od osoby wyjeżdżającej;
  • Potwierdzenie rezerwacji biletu;
  • Wypełniony i podpisany wniosek o zakup biletu.
Zgodnie z obowiązującą procedurą BZW kupuje bilety w firmie, która została wybrana w drodze przetargu publicznego. W chwili obecnej jest nią Biuro WhyNotTravel Załoga Nasternak sp. k.

W przypadku samodzielnego zakupu biletu, chcąc zachować prawo do refundacji, uczestnik wymiany powinien zrobić to również za pośrednictwem Biura WhyNotTravel Załoga Nasternak sp. k. Jeśli stypendysta znajdzie ofertę tańszą o min. 3% i chce z niej skorzystać, kieruje do BWZ drogą mailową wniosek o wyrażenie zgody na zakup biletu poza obowiązującą procedurą. Wniosek musi zawierać wybraną ofertę oraz wycenę Biura WhyNotTravel Załoga Nasternak sp. k. Po uzyskaniu zgody BWZ, stypendysta kupuje bilety z własnych środków. W ciągu 30 dni po powrocie ze stypendium stypendysta składa wniosek do BWZ o refundację kosztów podróży lub przekazuje informację o rezygnacji z ubiegania się o zwrot tych kosztów.

Do wniosku należy załączyć następujące dokumenty:

  • Podanie o zwrot kosztów podróży z danymi dotyczącymi wyjazdu oraz konta bankowego, na które powinien nastąpić zwrot;
  • Bilety, faktura;
  • Bankowy dowód wydatkowania środków (jeśli zakup online);
  • Decyzji CEEPUS Office na zmianę środka transportu (jeśli bilet lotniczy);
  • Zgoda BWZ na uznanie kosztów (jeśli bilet został zakupiony bez pośrednictwa firmy WhyNotTravel Załoga Nasternak sp. k);
  • Letter of Confirmation z kodami QR;
  • Student/Teacher Mobility Report z kodami QR;

W sytuacji stwierdzenia braków formalnych w dokumentacji BWZ wezwie stypendystę do ich uzupełnienia w ciągu 14 dni pod rygorem odrzucenia wniosku i uznania, że student rezygnuje z refundacji. Informacja o rezygnacji przekazana zostanie w ciągu 14 dni do Biura CEEPUS.

Rozliczenie pobytu przy zakupie biletów przez BWZ:

  1. Do rozliczenia wymagane są następujące dokumenty:
  • Letter of Confirmation z kodami QR;
  • Student/Teacher Mobility Report z kodami QR.

Dokumenty należy wprowadzić do systemu CEEPUS w ciągu 30 dni od daty zakończenia pobytu.

Koordynator Programu CEEPUS w BWZ:

Grażyna Andrejuk
Biuro Współpracy z Zagranicą
Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa
Stary BUW, p.212, poniedziałek – czwartek 9.30 – 14.00
e-mail: grazyna.andrejuk@adm.uw.edu.pl
tel.: 22 55 20 434