Podróże zagraniczne
Pracownik, student, doktorant przed odbyciem zagranicznej podróży służbowej zobowiązany jest:
- wypełnić wniosek wyjazdowy, stanowiący podstawę wyjazdu zagranicznego;
- ubezpieczyć się na czas podróży i pobytu za granicą (koszty leczenia, od następstw nieszczęśliwych wypadków, od odpowiedzialności cywilnej).
Zakup biletów na podróże zagraniczne odbywa się za pośrednictwem Why not TRAVEL.
Pracownicy mogą wystąpić o urlop w związku z wyjazdem za granicę w celach naukowych i dydaktycznych. Druk podania dostępny jest na stronie internetowej Biura Spraw Pracowniczych.
Osobom wyjeżdżającym zagranicę zaleca się rejestrację w serwisie internetowym „Odyseusz” Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Rejestracja jest dobrowolna.
W przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnych za granicą, MSZ będzie mógł nawiązać kontakt z osobą przebywającą poza granicami Polski, udzielić niezbędnych informacji oraz pomocy poprzez właściwą placówkę dyplomatyczno-konsularną. System „Odyseusz” umożliwia również otrzymywanie powiadomień o zagrożeniach w kraju podróży oraz innych informacji konsularnych.
Więcej: https://odyseusz.msz.gov.pl/
Pasażer jest zobowiązany do posiadania i przedstawienia odpowiednich, ważnych dokumentów na każdym etapie swojej podróży.Aktualne informacje o wymaganiach wizowych do poszczególnych państw można znaleźć na stronie www.polakzagranica.msz.gov.pl/ |
WNIOSEK WYJAZDOWY
Wypełniony i podpisany w dwóch miejscach Wniosek wyjazdowy należy przedłożyć:
- Kierownikowi jednostki organizacyjnej UW – do akceptacji,
- Pełnomocnikowi Kwestora – do potwierdzenia wysokości świadczeń przysługujących osobie wyjeżdżającej i źródeł finansowania.
Następnie wniosek należy niezwłocznie przekazać do Kwestury – Sekcja Obrotu Zagranicznego.
Wniosek wyjazdowy stanowi podstawę wyjazdu zagranicznego – § 5 Instrukcji o szczegółowych zasadach, regulujących wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Warszawskiego oraz o trybie ich rozliczania, stanowiącej załącznik do zarządzenia nr 28 Rektora UW z dn. 25 lipca 2011 r.
Wniosek wyjazdowy jest niezbędny celem realizacji płatności faktury za bilety lub uzyskania zwrotu kosztów w przypadku samodzielnego zakupu biletu
WYSOKOŚĆ DIETY ZA DOBĘ PODRÓŻY ZAGRANICZNEJ ORAZ LIMITU NA NOCLEG
RACHUNEK KOSZTÓW PODRÓŻY
Po powrocie pracownik, student, doktorant rozlicza się z przyznanych środków w Kwesturze UW na podstawie Rachunku kosztów podróży, który przygotowuje Sekcja Obrotu Zagranicznego (Kwestura). Rozliczenia wyjazdów zagranicznych możliwe są wyłącznie drogą elektroniczną. Faktury/rachunki potwierdzające poniesione wydatki należy przesłać do Sekcji Obrotu Zagranicznego na adres: rozliczenia@adm.uw.edu.pl, niezwłocznie po powrocie.
W przypadku braku możliwości uzyskania faktury (rachunku), osoba wyjeżdżająca składa pisemne oświadczenie o poniesionym wydatku z uzasadnieniem braku jego udokumentowania. Oświadczenie wymaga akceptacji właściwego kierownika jednostki organizacyjnej.
UBEZPIECZENIE
- Ubezpieczenie dla pracowników, doktorantów i studentów UW, którzy są delegowani / kierowani z UW za granicę
Uwaga: Oferta obejmuje tylko ubezpieczenie Kosztów Leczenia i Assistance
Umowa na ubezpieczenie Kosztów Leczenia i Assistance dla pracowników, doktorantów i studentów UW delegowanych/ kierowanych za granicę została zawarta z Towarzystwem Ubezpieczeń Wzajemnych Polskim Zakładem Ubezpieczeń Wzajemnych (TUW PZUW) na podstawie polisy nr KQ1 023E0071
Koszt składki ubezpieczeniowej za wyżej wymienione ubezpieczenie ponosi Uniwersytet Warszawski.
Do ubezpieczenia mogą przystąpić:
- pracownicy, doktoranci i studenci delegowani/kierowani z Uniwersytetu Warszawskiego za granicę RP lub przebywający poza granicami RP na podstawie wniosku wyjazdowego zatwierdzonego przez kierownika jednostki UW delegującej/ kierującej ww. osoby za granicę oraz kwestora/pełnomocnika kwestora.
- pracownicy, doktoranci i studenci oraz osoby spoza Uniwersytetu Warszawskiego (w tym obcokrajowcy) delegowani/kierowani z UW za granicę na wolontariat lub przebywający poza granicami RP na wolontariacie na podstawie zawartej z UW umowy wolontariatu podczas podróży zagranicznych.
Ubezpieczenie obejmuje odpowiedzialność za nagłe zachorowanie na COVID-19 spowodowane zakażeniem wirusem SARS-CoV-2 lub wariantami tego wirusa
W celu objęcia ochroną ubezpieczeniową Kosztów Leczenia i Assistance należy przesłać zgłoszenie na adres email: podroze.sluzbowe@uw.edu.pl – najpóźniej 3 dni robocze przed wyjazdem.
Zgłoszenie powinno zawierać: imię i nazwisko, dzień wyjazdu i dzień powrotu do kraju, kraj docelowy wyjazdu oraz dane osoby uposażonej w przypadku śmierci ubezpieczonego. Do zgłoszenia należy dołączyć skan wniosku wyjazdowego, zatwierdzonego przez kierownika jednostki i kwestora/pełnomocnika kwestora. Zgłoszenia bez wniosku wyjazdowego nie będą realizowane.
Informacja na temat ubezpieczenia w TUW PZUW
Ogólne warunki ubezpieczenia
Osoby delegowane / kierowane z UW za granicę, mogą dodatkowo zakupić ubezpieczenie NNW, OC i Bagażu w STU ERGO Hestia SA. korzystając z wniosku i kontaktu jak niżej dla osób nie delegowanych z UW ( dla osób posiadających ubezpieczenie KL + Assistance w TUW PZUW, dedykowany jest PAKIET VI „ Uzupełniający” opisany w „Ofercie Ubezpieczenia w STU ERGO Hestia” poniżej).
- Ubezpieczenie dla pracowników, doktorantów i studentów UW wyjeżdżający poza granicę RP, którzy nie są delegowani / kierowani z UW, członków ich rodzin oraz osób towarzyszących
Uwaga: Oferta obejmuje Koszty Leczenia + Assistance + NNW + OC + Bagaż
Pracownicy, doktoranci i studenci UW wyjeżdżający poza granicę RP, którzy nie są delegowani / kierowani z UW, członkowie ich rodzin oraz osoby towarzyszące, mogą na okres wyjazdu, przystąpić na preferencyjnych warunkach do ubezpieczenia Kosztów Leczenia i Assistance za granicą oraz ubezpieczenia NNW, OC i Bagażu (KL + Assistance + NNW + OC + Bagaż) w STU ERGO Hestia SA. Koszt składki ubezpieczeniowej ponosi w takim przypadku zainteresowany.
Ubezpieczenie obejmuje również zdarzenia powstałe wskutek zakażenia koronawirusem, w szczególności COVID-19, niezależnie od stanu ogłoszonej pandemii lub epidemii.
Umowa ze STU ERGO Hestia pozwala na ubezpieczanie osób towarzyszących, które nie są ani pracownikami, ani studentami UW.
W celu zgłoszenia się do ubezpieczenia należy wypełnić wniosek, podpisać go (wnioski za niepełnoletnie dzieci podpisują ich rodzice) i przesłać na poniższy adres:
Leonard Pilipczuk firma brokerska Mentor SA, e-mail: mentorlu@mentor.pl tel. +48 502 027 630
Czas oczekiwania na wystawienie polisy może wynieść do 3 dni roboczych.
Po otrzymaniu certyfikatu, należy opłacić składkę wykonując przelew bankowy na numer konta podany w certyfikacie. Płatność należy uregulować przed rozpoczęciem okresu ochrony ubezpieczeniowej tak, by wpłata została zaksięgowana przed wyjazdem/wylotem.
Certyfikat nieopłacony jest nieważny i nie ma ochrony ubezpieczeniowej.
Oferta ubezpieczenia w STU ERGO HESTIA
Ogólne warunki ubezpieczenia
Ogólne warunki ubezpieczenia wersja angielska
Szczegółowe warunki ubezpieczenia
Wzór wniosku
Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ).
UMOWA W SPRAWIE UŻYWANIA POJAZDU PRYWATNEGO DO PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH
Osoba wyjeżdżająca za granicę może uzyskać zgodę na odbycie podróży prywatnym samochodem. W takim przypadku Wyjeżdżający zobowiązany jest do zawarcia umowy z Uniwersytetem Warszawskim w sprawie używania pojazdu prywatnego do celów służbowych.
Zgodnie z ZARZĄDZENIEM NR 61 REKTORA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO z dnia 4 sierpnia 2017 r.w sprawie przeprowadzania dodatkowych badań pracowników wykorzystujących samochody służbowe lub prywatne do celów służbowych na Uniwersytecie Warszawskim – Pracownicy kierujący pojazdami służbowymi oraz pracownicy występujący o zgodę na wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych zobowiązani są do wykonania dodatkowych badań z zakresu medycyny pracy i przedstawienia odpowiedniego zaświadczenia w Biurze Spraw Pracowniczych. Formularz skierowania dostępny jest na stronie internetowej Biura Spraw Pracowniczych (w zakładce Inne).
EWIDENCJA PRZEBIEGU POJAZDU
Zwrot kosztów za używanie samochodu prywatnego do zagranicznych podróży służbowych następuje na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, zatwierdzonej przez pracodawcę.
AKTY PRAWNE
Poniższe akty prawne określają zasady regulujące wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Warszawskiego:
ROZPORZĄDZENIE MINISTRA PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2013 nr 0 poz. 167) – rozporządzenie zostało częściowo zmienione nw. rozporządzeniem MRiPS z 25.10.2022:
ROZPORZĄDZENIE MINISTRA RODZINY I POLITYKI SPOŁECZNEJ z dnia 25 października 2022 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2022 poz. 2302) – rozporządzenie zawiera aktualne stawki świadczeń
ROZPORZĄDZENIE MINISTRA NAUKI I SZKOLNICTWA WYŻSZEGO z dnia 12 października 2006 r. w sprawie warunków kierowania osób za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych oraz szczególnych uprawnień tych osób (Dz.U.2006 nr 190 poz. 1405)
Zarządzenie nr 28 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 25 lipca 2011 r. w sprawie wprowadzenia “Instrukcji o szczegółowych zasadach, regulujących wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Warszawskiego oraz o trybie ich rozliczania”
Uchwała nr 62 Senatu Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie warunków i trybu kierowania za granicę pracowników w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych.
Załącznik nr 1
UMOWA FINANSOWANIA WYJAZDÓW ZAGRANICZNYCH OSÓB NIEBĘDĄCYCH PRACOWNIKAMI, DOKTORANTAMI I STUDENTAMI UW
W związku z Zarządzeniem nr 28 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 25 lipca 2011 r. w sprawie wprowadzenia ,,Instrukcji o szczegółowych zasadach, regulujących wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Warszawskiego oraz trybie ich rozliczania”, udostępniamy wzór umowy zawieranej z osobami niebędącymi pracownikami, doktorantami i studentami UW.
Niezależnie od ww. umowy udział takich osób w zadaniach Uniwersytetu następuje na podstawie umowy cywilno-prawnej regulującej zakres wykonywanych prac oraz wysokość wynagrodzenia.
Innym rozwiązaniem może być dodanie do umów cywilno-prawnych zawieranych z tymi osobami zobowiązania UW do pokrycia kosztów wyjazdu – treści §1, §2 i §3 z wzoru umowy.
Ponadto w związku z tym, że nie przewiduje się wypłaty zaliczki dla osób spoza Uniwersytetu, jednostka zatrudniająca taką osobę może pokryć koszty jej wyjazdu.
Wzór zobowiązania UW do sfinansowania kosztów poniesionych przez osoby niebędące pracownikami, doktorantami i studentami UW w ramach realizacji zadań Uniwersytetu Warszawskiego
