Regulamin biura

REGULAMIN  BIURA  WSPÓŁPRACY  Z  ZAGRANICĄ

§ 1

Biuro Współpracy z Zagranicą (BWZ) jest jednostką organizacyjną administracji centralnej, zgodnie z § 137 Statutu Uniwersytetu Warszawskiego, podlegającą merytorycznie prorektorowi ds. badań naukowych i współpracy z zagranicą, a w pozostałych sprawach  kanclerzowi.

§ 2

Do zakresu działania BWZ należy:

1) współpraca z podmiotami zagranicznymi w ramach umów bilateralnych o bezpośredniej współpracy akademickiej, rządowych programów, programów europejskich oraz innych międzynarodowych w zakresie dydaktyki, mobilności i zarządzania Uczelnią;

2) organizacja wymiany osobowej (studentów, doktorantów, pracowników) w ramach umów bilateralnych ogólnouniwersyteckich, umów rządowych, projektów koordynowanych przez BWZ w ramach programów edukacyjnych Unii Europejskiej oraz innych programów międzynarodowych;

3) organizacja i obsługa delegacji przybywających za zaproszenie władz Uczelni oraz zagranicznych delegacji władz Uczelni;

4) opracowywanie, realizacja i rozliczanie merytoryczne i finansowe projektów koordynowanych przez BWZ na zlecenie władz Uczelni;

5) opracowywanie informacji o europejskich programach edukacyjnych oraz doradztwo w zakresie opracowywania tych projektów;

6) współorganizacja przetargów dotyczących zakupu biletów, wizowania paszportów oraz realizacja umów z tym związanych;

7) opracowywanie w porozumieniu z Biurem Promocji UW treści merytorycznej materiałów informacyjno-promocyjnych dla odbiorcy zagranicznego, wynikającej z zakresu działalności BWZ oraz prowadzenie strony internetowej BWZ;

8) obsługa finansowa spraw związanych ze współpracą z zagranicą oraz obsługa finansowa Biura Zawodowej Promocji Studentów i Absolwentów oraz Biura Wspomagania Rozwoju;

9) obsługa organizacyjna komisji i zespołów wskazanych przez Rektora.

§ 3

  1. Biurem Współpracy z Zagranicą kieruje kierownik przy pomocy kierowników sekcji oraz pełnomocnika kwestora. Podział obowiązków w kierownictwie BWZ ustala kierownik.
  2. Kierownik BWZ odpowiada za realizację przez BWZ powierzonych mu zadań. Podstawowe obowiązki kierownika BWZ określa § 9 Regulaminu organizacyjnego Administracji Uniwersytetu Warszawskiego.
  3. Obowiązki pracowników BWZ określają zakresy ich obowiązków, zatwierdzone przez kierownika BWZ. Pracownik podpisuje ustalony dla niego zakres obowiązków na dowód przyjęcia do wiadomości i przestrzegania.

§ 4

1.  W skład struktury BWZ wchodzą:

  1. Sekcja ds. Współpracy Międzynarodowej (Section for International Cooperation);
  2. Sekcja Erasmus (Erasmus Section);
  3. Sekcja ds. Zagranicznych Studentów Studiów Częściowych (Section for Incoming Short-term Students);
  4. Sekcja Programów Edukacyjnych UE (Section for EU Educational Programmes);
  5. Samodzielne stanowisko pracy ds. finansowych (pełnomocnik kwestora).

2.  Do podstawowych zadań Sekcji ds. Współpracy Międzynarodowej (Section for International Cooperation) należy:

  1. koordynacja procedury negocjowania i zawierania umów bilateralnych o bezpośredniej współpracy akademickiej oraz umów z podmiotami zagranicznymi dot. jednorazowego przedsięwzięcia; rejestracja umów w systemie USOS-BWZ i ich archiwizacja;
  2. organizacja i obsługa delegacji przybywających na zaproszenie władz Uczelni oraz zagranicznych delegacji władz Uczelni;
  3. organizacja wymiany (na okres do jednego roku akademickiego) studentów, doktorantów, nauczycieli akademickich i innych pracowników w ramach bilateralnych ogólnouniwersyteckich  umów o bezpośredniej współpracy akademickiej oraz umów rządu RP lub państw obcych;
  4. przygotowywanie i rozpowszechnianie informacji o międzynarodowych programach edukacyjnych (np. CEEPUS, Fundusz Wyszehradzki), doradztwo w zakresie opracowania projektów;
  5. organizacja wymiany osobowej w ramach międzynarodowych projektów edukacyjnych (innych niż UE) realizowanych na polecenie władz Uczelni;
  6. opracowywanie projektów ogólnouniwersyteckich na polecenie władz Uczelni;
  7. współorganizacja przetargów dotyczących zakupu biletów, wizowania paszportów oraz realizacja umów z tym związanych;
  8. obsługa organizacyjna komisji i zespołów wskazanych przez Rektora.

3.  Do podstawowych zadań Sekcji Erasmus (Erasmus Section) należy:

  1. koordynacja procedury zawierania międzyinstytucjonalnych umów Erasmus, ich rejestracja w systemie USOS-BWZ;
  2. coroczne opracowanie i składanie projektu typu Erasmus / Mobilność / Szkoły Wyższe i jego realizacja, w szczególności opracowywanie sprawozdań merytorycznych i finansowych (częściowych i końcowych), ubieganie się o dodatkowe środki pozauniwersyteckie;
  3. organizacja wyjazdów studentów (studia częściowe / praktyki zagraniczne), doktorantów (studia częściowe / praktyki zagraniczne), nauczycieli akademickich (prowadzenie zajęć / szkolenia zagraniczne) i innych pracowników uczelni (szkolenia zagraniczne); przygotowywanie zleceń wypłat stypendiów; opracowywanie materiałów informacyjnych i poradników;
  4. organizacja spotkań i wydarzeń z przedstawicielami uczelni partnerskich Erasmus oraz przedsięwzięć / wydarzeń promujących mobilność we współpracy z organizacjami studenckimi m.in. Erasmus Student Network – sekcja UW;
  5. udział w konkursach organizowanych przez podmioty zewnętrzne, w tym Fundację Rozwoju Systemu Edukacji oraz Komisję Europejską, w zakresie działalności Sekcji.

4.  Do podstawowych zadań Sekcji ds. Zagranicznych Studentów Studiów Częściowych (Section for Incoming Short-term Students) należy:

  1. organizacja internetowej rejestracji kandydatów na studia częściowe i staże (IRK-BWZ –  www.mobility.uw.edu.pl), w szczególności studentów goszczących oraz stypendystów programu Erasmus;
  2. organizacja pobytu na studiach częściowych studentów goszczących oraz stypendystów Erasmus;
  3. organizacja dni orientacyjnych, innych wydarzeń i spotkań dla studentów zagranicznych – podopiecznych BWZ, we współpracy z organizacjami studenckimi, w szczególności z Erasmus Student Network – sekcja UW;
  4. opracowanie materiałów informacyjnych adresowanych do studentów zagranicznych (studia częściowe) oraz informacji na stronę internetową BWZ;
  5. prowadzenie dokumentacji przebiegu studiów częściowych studentów goszczących oraz zagranicznych stypendystów Erasmus.

5.  Do podstawowych zadańSekcji Programów Edukacyjnych UE (Section for EU Educational Programmes) należy:

  1. opracowywanie i rozpowszechnianie informacji o programach edukacyjnych UE;
    doradztwo w zakresie opracowywania projektów;
  2. sprawdzanie poprawności formalnej projektów przed skierowaniem do podpisu przez prawnego przedstawiciela Uczelni;
  3. rejestracja projektów w systemie USOS-BWZ;
  4. opracowywanie projektów na zlecenie władz Uczelni;
  5. organizacja wymiany osobowej w ramach projektów realizowanych na zlecenie władz Uczelni .

6.  Do podstawowych zadań pełnomocnika kwestora (samodzielne stanowisko pracy ds. finansowych) należy:

  1. obsługa finansowa spraw związanych ze współpracą zagraniczną i działalnością BWZ;
  2. obsługa finansowa Biura Zawodowej Promocji Studentów i Absolwentów oraz Biura Wspomagania Rozwoju w zakresie ich podstawowej działalności.

§ 5

Regulamin wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia, zastępując wcześniejsze wewnętrzne regulaminy organizacyjne.

Zatwierdzam

Rektor Uniwersytetu Warszawskiego
prof. dr hab. Katarzyna Chałasińska-Macukow

Warszawa, dn. 01.12.2011 r.