Mobilność: pytania i odpowiedzi

 

Jestem studentem, chcę wyjechać za granicę na studia częściowe lub praktykę: gdzie i od czego zacząć?

1. Przede wszystkim zastanów się:

  • czy na pewno chcesz wyjechać i dlaczego?
  • czy wiesz, dokąd i dlaczego wybrałeś/łaś to właśnie miejsce?
  • czy znasz język, w którym miałabyś/miałbyś studiować (odbyć praktykę) za granicą?
  • czy na pewno stać Cię na dodatkowy wysiłek finansowy?

2. Jeżeli już wiesz na pewno, że chcesz wyjechać, zaplanuj swój wyjazd (z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem!):

  • wykaż się aktywnością i poszukaj informacji o możliwościach wyjazdu i warunkach finansowych (strony internetowe, znajomi, którzy byli na wymianie, dni informacyjne takie jak np. Dni Erasmusa czy Dni Mobilności organizowane na UW); pamiętaj, że możesz uzyskać zgodę na wyjazd nawet jeżeli Uniwersytet nie ma podpisanej umowy z interesującą Cię instytucją zagraniczną;
  • ucz się języków obcych i pamiętaj o certyfikatach poświadczających, że znasz dany język najlepiej na poziomie co najmniej B2. Certyfikaty są jednym z podstawowych dokumentów wymaganych od kandydatów, przy czym niektóre uczelnie zagraniczne przyjmują tylko określone certyfikaty jako dowód znajomości języka na wymaganym przez nich poziomie;
  • poza tym …ucz się; średnia z określonego okresu studiów jest jednym z podstawowych (choć nie jedynym!) kryteriów kwalifikacji na wyjazd;
  • pomyśl o dodatkowych zasobach finansowych; nawet jeżeli zostanie Ci przyznane stypendium, musisz liczyć się z dodatkowymi wydatkami jeszcze przed wyjazdem (np. koszty podróży czy wizy, zaliczka na poczet zakwaterowania) lub po przybyciu na miejsce (np. bilet komunikacji miejskiej, „gapowe”).

3. Decyzja o wyjeździe zapadła, poszukaj informacji bardziej szczegółowych:

  • na stronie swojego wydziału / instytutu lub na stronie Biura Współpracy z Zagranicą UW (zakładka „stypendia zagraniczne”) sprawdź, z którymi uczelniami Uniwersytet ma zawarte porozumienia o wymianie studentów;
  • sprawdź, czy są ogłoszone konkursy na stypendia, by dowiedzieć się, jakie są ich warunki, jakie dokumenty należy przygotować, kiedy, gdzie i w jakim trybie należy je złożyć;
  • upewnij się czy na pewno spełniasz warunki konkursu (studia pierwszego lub drugiego stopnia, rok i kierunek studiów itp.);
  • zwróć szczególną uwagę na warunki finansowe oferowane przez uczelnię zagraniczną, w tym także na kwestie ubezpieczenia zdrowotnego oraz od następstw nieszczęśliwych wypadków czy też odpowiedzialności cywilnej.

4. Wahasz się, ponieważ nie wiesz, czy masz szansę na stypendium:

  • jeżeli nie będziesz próbować i nie złożysz wniosku (aplikacji), nie dowiesz się tego;
  • są różne stypendia przeznaczone dla studentów: wypłacane przez Uniwersytet (np. w ramach programu Erasmus+) lub przez instytucje zewnętrzne (fundacje, regiony, agendy rządowe) czy też w ramach programów międzynarodowych (np. CEEPUS, Fundusz Wyszehradzki);
  • wysokość stypendiów i okres ich wypłacania bywa bardzo różny;
  • coraz częściej stypendium polega na zwolnieniu z kosztów nauki.

Pamiętaj: nie wszyscy muszą, chcą czy mogą wyjechać za granicę!

Uniwersytet z roku na rok przyjmuje coraz większą liczbę studentów zagranicznych. Skontaktuj się z Erasmus Student Network – Sekcja UW, zostań opiekunem („Mentorem”) studenta zagranicznego, ucz się języków obcych w systemie „Tandem”, poznaj kultury z różnych zakątków świata w swojej Alma Mater, nie opuszczając Polski!


 

ERASMUS (KRAJE PROGRAMU) — ZAGRANICZNE STUDIA CZĘŚCIOWE

1. Do kogo mogę zwrócić się z podaniem o przelew 100% środków na wyjazd?

➡    Nie ma takiej możliwości. Wypłata funduszy Erasmus w transzach wynika z zapisów umowy finansowej między Uniwersytetem Warszawskim a Narodową Agencją Programu Erasmus+ (NA).

2. W umowie indywidualnej jest zapis, że pierwszą transzę otrzymam najpóźniej w dniu rozpoczęcia okresu mobilności. Czy muszę czekać nawet do dwóch tygodni na przelew?

➡    Otrzymanie pierwszej transzy jeszcze przed wyjazdem możliwe jest w przypadku, gdy umowę indywidualną podpiszesz odpowiednio wcześnie. Po podpisaniu umowy indywidualnej, BWZ stara się realizować przelewy na bieżąco. Warunkiem jest dostarczenie kompletu dokumentów potrzebnych do podpisania umowy oraz wypełnienie testu językowego OLS.

3. Co oznacza „okres mobilności”?

➡    Jest to okres od dnia rozpoczęcia do dnia zakończenia studiów za granicą.

Za pierwszy dzień okresu mobilności uważa się dzień, w którym student jest zobowiązany do stawienia się w uczelni zagranicznej (np. dzień rozpoczęcia kursu, uroczystego powitania zorganizowanego przez instytucję przyjmującą, kursu przygotowania językowego i międzykulturowego).

Datą zakończenia mobilności jest ostatni dzień obowiązkowej obecności studenta w uczelni przyjmującej, (np. ostatni dzień sesji egzaminacyjnej/kursu/obowiązkowy termin zajęć).

4. Co to jest „kapitał mobilności”?

➡    To określenie czasu, który przysługuje studentowi na wyjazd stypendialny. Na każdym stopniu studiów (licencjackich, magisterskich, doktoranckich) istnieje możliwość otrzymania stypendium na wyjazd na studia lub/i praktykę, trwających łącznie 12 miesięcy. W przypadku studiów jednolitych magisterskich okres ten wynosi 24 miesiące. Minimalny okres, na jaki można otrzymać stypendium wynosi 3 miesiące. Kapitał mobilności przypisany jest do osoby. Dlatego korzystanie z kapitału na danym kierunku studiów, wyczerpie możliwość korzystania z funduszy Erasmus, nawet jeśli zmienisz kierunek lub uczelnię.

5. Mam przyznany wyjazd na 5 miesięcy, a z umowy wynika, że otrzymam finansowanie na trochę ponad 4 miesiące.

➡    „Wyjazd” był Ci wstępnie „przyznany” w okresie kwalifikacji. Zgodnie z umową finansową zawieraną przez UW z Narodową Agencją Programu Erasmus+, stypendium musi być obliczane z dokładnością do jednego dnia, zgodnie z datami wpisanymi przez uczelnię zagraniczną w Letter of Acceptance bądź w innym dokumencie uczelni zagranicznej potwierdzającym przyjęcie na studia.

6. Zdałem/łam wszystkie egzaminy, ale w systemie USOS nie mam jeszcze wpisanych ocen, dziekanat jeszcze mnie nie rozliczył. Czy mogę podpisać umowę indywidualną?

➡    Tak, jeżeli zdałeś wszystkie egzaminy, nie masz żadnych warunków ani poprawek. W BWZ należy także podpisać formularz tzw. „wniosek wyjazdowy”, zawierający oświadczenie o rozliczeniu się z danego roku akademickiego. Podpisanie oświadczenia niezgodnego ze stanem faktycznym grozi wszczęciem postępowania dyscyplinarnego i skreśleniem z listy studentów.

7. Uczelnia zagraniczna prosi mnie o przedstawienie dokumentu Certificate of Arrival, aby potwierdzić mój przyjazd. Gdzie mogę znaleźć taki formularz?

➡    BWZ nie wymaga takiego dokumentu, nie jest zatem dostępny konkretny wzór formularza do pobrania na stronach UW.  Jeżeli uczelnia zagraniczna chce Tobie wystawić taki dokument, powinna to uczynić  na własnym formularzu. Najważniejszym dokumentem, który będzie wymagany przez BWZ UW i na podstawie którego będzie rozliczany Twój wyjazd to Letter of Confirmation (lub równoważny) lub Transcript of Record. Dokument ten musi być wystawiony przez uczelnię zagraniczną na koniec pobytu (mobilności), i musi potwierdzać dokładny okres studiów, co do jednego dnia.

8. Jak i gdzie dokonać zmian w Learning Agreement during the Mobility? Do kiedy najpóźniej mogę dokonywać zmian w programie studiów?

➡    Po rozpoczęciu mobilności wszelkie zmiany wprowadzasz wyłącznie do elektronicznego Porozumienia o programie studiów  (e-LA)  w systemie USOSweb. Zmian w programie możesz dokonywać do 3 tygodni od rozpoczęcia zajęć na uczelni zagranicznej. Skontaktuj się z koordynatorem wydziałowym UW, aby umożliwił Ci wprowadzenie zmian do e-LA. Gdy koordynator wyrazi zgodę na zmianę programu i umożliwi to Tobie w USOSweb, możesz wprowadzić zmiany (np. anulować lub dopisać nowy przedmiot). Po usunięciu lub dodaniu przedmiotów poproś koordynatora ds. mobilności swojej jednostki macierzystej o zatwierdzenie ostatecznej wersji Learning Agreement w systemie. Tak zatwierdzoną decyzję wydrukuj i uzyskaj podpis przedstawiciela uczelni zagranicznej.  Dokument należy przywieźć ze sobą po zakończonej mobilności, jest to bowiem jeden z bardzo ważnych dokumentów niezbędnych do rozliczenia wyjazdu w BWZ oraz etapu studiów na wydziale UW.

9. Kiedy i jak mogę przedłużyć swój wyjazd? Czy otrzymam finansowanie w przypadku przedłużenia wyjazdu?

➡    Informację o możliwości, zasadach przedłużania i finansowaniu okresu mobilności BWZ ogłasza pod koniec października każdego roku.  Zasady przedłużania są ogłaszane na stronie BWZ UW.

10. Otrzymuję miejsce w akademiku na 5 miesięcy. Czy na ten okres mogę podpisać umowę indywidualną?

➡    Okres przyznania miejsca w akademiku czy wynajmu mieszkania nie jest brany pod uwagę przy naliczaniu stypendium Erasmus.

11. Za jaki okres zostanie mi wypłacone stypendium?

➡    Finansowanie przyznawane jest na rzeczywisty okres mobilności, potwierdzony przez uczelnię zagraniczną w dokumencie Letter of Confirmation (lub równoważnym) lub Transcript of Records, wystawionym na koniec mobilności przez uczelnię zagraniczną, z dokładnością do jednego dnia.

12. Jestem już za granicą i podpisuję umowę korespondencyjnie. Otrzymałam pliki, wydrukowałam, podpisałam i wysłałam do Biura. Czy otrzymam jakieś potwierdzenie, że dokumenty dotarły? Kiedy mogę spodziewać się przelewu środków?

➡    Tak, BWZ potwierdzi e-mailowo otrzymanie umowy. Pierwszą transzę otrzymasz maksymalnie do dwóch tygodni od daty otrzymania przez nas umowy.

13. Jeżeli prześlę skan umowy indywidualnej i wniosku wyjazdowego, czy to przyśpieszy wypłatę środków?

➡    Nie przyśpieszy. Przelew funduszy Erasmus może być zrealizowany tylko na podstawie oryginałów umowy indywidualnej oraz wniosku wyjazdowego. Nie przesyłaj skanów.

14. Jak należy rozumieć sformułowanie „siła wyższa”?

➡    W umowie finansowej UW z Narodową Agencją Programu Erasmus+ (załącznik III – Zasady finansowe i umowne) znajduje się następująca definicja:
Siła wyższa, tj. nieprzewidywalna, nadzwyczajna sytuacja lub wydarzenie pozostające poza kontrolą uczestnika i niezwiązane z popełnieniem błędu lub niedopełnieniem staranności ze strony uczestnika. O zakwalifikowaniu przypadku do kategorii „siła wyższa” decyduje Narodowa Agencja na pisemny wniosek Biura Współpracy z Zagranicą”.

15. Czy BWZ jest czynne w wakacje?

➡    Tak, BWZ przez całe wakacje przyjmuje interesantów od poniedziałku do czwartku w godzinach od 9.30 do 14.00. W wyjątkowych przypadkach istnieje możliwość indywidualnego spotkania, po uprzednim umówieniu się e-mailowo.

16. Czy mogę obniżyć liczbę punktów ECTS, jaką muszę uzyskać na wymianie?

➡    Tak, ale tylko w uzasadnionych przypadkach, za zgodą koordynatora jednostki macierzystej możesz obniżyć punktację do 20 punktów ECTS/ semestr, jeśli jesteś studentem 1. lub 2. stopnia studiów oraz do 15 punktów ECTS/ semestr, jeśli jesteś doktorantem.

17. Co się stanie, jeżeli nie zaliczę jakiegoś przedmiotu na wymianie?

➡    Każdy przypadek jest rozpatrywany indywidualnie. Jeśli przedmioty są zaliczone na minimalną liczbę punktów ECTS wymienioną w odpowiedzi powyżej (16. pytanie), BWZ rozlicza finansowo taki wyjazd. Pamiętaj jednak, że z programu studiów (merytorycznie) rozliczasz się z jednostką macierzystą. Jeśli nie zdałeś egzaminu, zapytaj o konsekwencje koordynatora swojej  jednostki.

18. Kiedy należy martwić się, że nie otrzymałem Letter of Acceptance, choć dopełniłem procedury aplikacyjnej według wskazówek uczelni zagranicznej?

➡    Każda uczelnia ma własne tempo pracy i harmonogram. Jeśli nie masz żadnego kontaktu z uczelnią zagraniczną, a minął miesiąc od złożenia dokumentacji, wyjaśnij „ciszę w eterze”. Weź pod uwagę również okres wakacyjny. Biura w uczelniach zagranicznych najczęściej mają przerwy w wakacje, szczególnie w sierpniu. Załatw zatem wszelkie formalności jeszcze przed okresem wakacyjnym, jeżeli jesteś studentem wyjeżdżającym w semestrze zimowym i na cały rok akademicki.

19. Do kiedy najpóźniej powinienem dostarczyć LA część BEFORE the Mobility podpisaną przez wszystkie strony?

➡    LA część Before the Mobility powinna być dostarczona do BWZ najpóźniej w dniu podpisywania umowy indywidualnej, czyli około 2 tygodnie przed Twoim wyjazdem. Uczelnie zagraniczne czasami domagają się  tego dokumentu na etapie składania aplikacji.

20. Co jeśli zakwalifikowałem się na ostatnim roku studiów 1. stopnia i podejmę studia 2. stopnia na innym wydziale?

➡    Kwalifikacja na ostatnim roku 1. stopnia jest przeprowadzana warunkowo. Jeśli zmienisz kierunek studiów, nie masz już prawa do stypendium i musisz jak najszybciej z niego zrezygnować.

21. Jeśli zostałem zakwalifikowany na wyjazd roczny, czy od razu muszę wpisywać do LA program na cały rok?

➡    Nie, przy wyjazdach rocznych w pierwszym LA można wybrać jedynie przedmioty realizowane w semestrze zimowym. Przedmioty realizowane w drugim semestrze (letnim) należy wpisać do e-LA w ciągu 3 tygodni od rozpoczęcia zajęć w drugim semestrze.

22. Czy osoby studiujące po angielsku na UW mogą być zwolnione z testu biegłości językowej OLS?

➡    Nie, z testu OLS zwolnieni są jedynie neative speakerzy. Pozostałe osoby muszą napisać test niezależnie od tego, czy już pisały taki test przy poprzednich wyjazdach czy też posiadają certyfikat z danego języka na poziomie C2.

23. Czy mam prawo do pobierania innego stypendium na UW skoro otrzymuję fundusze Erasmus?

 ➡    Tak, jeśli nabyłeś prawo do stypendium w roku, w którym przebywasz na stypendium Erasmus (np. rektorskie, socjalne itp.) UW musi kontynuować wypłatę tego stypendium podczas Twojego pobytu na Erasmusie.

24. Czy w ramach stypendium Erasmus mogę ubiegać się o zwrot kosztów podróży?

➡     Nie, zasady programu Erasmus nie przewidują tego rodzaju dofinansowania. Nieliczne jednostki UW dofinansowują podróż swoim studentom. Zapytaj zatem o to koordynatora jednostki macierzystej.

25. Jeśli wyjeżdżam na semestr letni, do kiedy mam dopełnić formalności w BWZ?

➡    Osoby wyjeżdżające w semestrze letnim powinny podpisać umowę indywidualną w BWZ na około 2-3 tygodnie przed wyjazdem.

 

ERASMUS (KRAJE PROGRAMU) — ZAGRANICZNE PRAKTYKI STUDENCKIE I ABSOLWENCKIE

1. Jestem na ostatnim roku studiów danego cyklu. Z jakiej praktyki mogę skorzystać – studenckiej czy absolwenckiej?

➡    Na ostatnim roku studiów można ubiegać się o stypendium zarówno na praktykę studencką jak i absolwencką. Pamiętaj, że podczas całej praktyki studenckiej musisz być przed absolutorium, bo praktyka Erasmus musi być w tym przypadku dopisana do Twojego toku studiów na UW. Jeśli wybierzesz praktyki absolwenckie, wyjazd może nastąpić dopiero po obronie. Podczas praktyki absolwenckiej nie możesz być  studentem innego kierunku na UW ani innej uczelni.

2. Kiedy mogę ubiegać się o praktykę absolwencką?

➡    Musisz być na ostatnim roku studiów, kiedy posiadasz jeszcze status studenta UW, czyli najczęściej po prostu przed obroną. Musisz być na ostatnim roku studiów, kiedy posiadasz jeszcze status studenta UW, czyli najczęściej po prostu przed obroną.

3. Czy BWZ wymaga ode mnie Confirmation of Arrival?

➡    Tak, dokument ten musisz przesłać w formie skanu do BWZ w ciągu 7 dni od rozpoczęcia praktyki.

4. Czy na praktykę mogę wyjechać na 1. roku studiów 1. stopnia?

➡    Tak, ale po ukończeniu pierwszego roku, czyli dopiero w miesiącach letnich (czerwiec-wrzesień).

5. Czy praktyka może odbyć się w oddziale firmy zagranicznej na terenie Polski?

➡    Nie, jest to niezgodne z zasadami programu Erasmus. Cały okres praktyki musisz spędzić w firmie poza granicami RP. Stypendium, które otrzymujesz, ma służyć pokryciu różnic kosztów utrzymania w Polsce i w kraju, do którego wyjeżdżasz.

6. Jaka jest minimalna tygodniowa liczba godzin do przepracowania na praktyce?

➡    Ta liczba powinna być zgodna z prawem pracy kraju, do którego wyjeżdżasz.