1. Przede wszystkim zastanów się:

• czy na pewno chcesz wyjechać i dlaczego?
• studia czy praktyka? Co i jak?
• czy wiesz, dokąd i dlaczego wybrałeś/łaś to właśnie miejsce?
• czy znasz język, w którym miałabyś/miałbyś studiować (odbyć praktykę) za granicą?
• czy na pewno stać Cię na dodatkowy wysiłek finansowy?

2. Jeżeli już wiesz na pewno, że chcesz wyjechać, zaplanuj swój wyjazd (z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem!):

• wykaż się aktywnością i poszukaj informacji o możliwościach wyjazdu i warunkach finansowych (strony internetowe, znajomi, którzy byli na wymianie, dni informacyjne takie jak np. Dni Erasmusa czy Dni Mobilności organizowane na UW);
• ucz się języków obcych i pamiętaj o certyfikatach poświadczających, że znasz dany język najlepiej na poziomie co najmniej B2. Certyfikaty są jednym z podstawowych dokumentów wymaganych od kandydatów, przy czym niektóre uczelnie zagraniczne przyjmują tylko określone certyfikaty jako dowód znajomości języka na wymaganym przez nich poziomie;
• poza tym …ucz się; średnia z określonego okresu studiów jest jednym z podstawowych (choć nie jedynym!) kryteriów kwalifikacji na wyjazd;
• pomyśl o dodatkowych zasobach finansowych; nawet jeżeli zostanie Ci przyznane stypendium, musisz liczyć się z dodatkowymi wydatkami jeszcze przed wyjazdem (np. koszty podróży czy wizy, zaliczka na poczet zakwaterowania) lub po przybyciu na miejsce (np. bilet komunikacji miejskiej, „gapowe”).

3. Decyzja o wyjeździe zapadła, poszukaj informacji bardziej szczegółowych:

• na stronie swojego wydziału / instytutu lub na stronie Biura Współpracy z Zagranicą UW (zakładka „stypendia zagraniczne”) sprawdź, z którymi uczelniami Uniwersytet ma zawarte porozumienia o wymianie studentów;
• sprawdź, czy są ogłoszone konkursy na stypendia, by dowiedzieć się, jakie są ich warunki, jakie dokumenty należy przygotować, kiedy, gdzie i w jakim trybie należy je złożyć;
• upewnij się czy na pewno spełniasz warunki konkursu (studia pierwszego lub drugiego stopnia, rok i kierunek studiów itp.);
• zwróć szczególną uwagę na warunki finansowe oferowane przez uczelnię zagraniczną, w tym także na kwestie ubezpieczenia zdrowotnego oraz od następstw nieszczęśliwych wypadków czy też odpowiedzialności cywilnej.

4. Wahasz się, ponieważ nie wiesz, czy masz szansę na stypendium:

• jeżeli nie będziesz próbować i nie złożysz wniosku (aplikacji), nie dowiesz się tego;
• są różne stypendia przeznaczone dla studentów: wypłacane przez Uniwersytet (np. w ramach programu Erasmus+) lub przez instytucje zewnętrzne (fundacje, regiony, agendy rządowe) czy też w ramach programów międzynarodowych (np. CEEPUS, Fundusz Wyszehradzki);
• wysokość stypendiów i okres ich wypłacania bywa bardzo różny;
• coraz częściej stypendium polega na zwolnieniu z kosztów nauki.

Pamiętaj: nie wszyscy muszą, chcą czy mogą wyjechać za granicę!

Uniwersytet z roku na rok przyjmuje coraz większą liczbę studentów zagranicznych. Skontaktuj się z Erasmus Student Network – Sekcja UW, zostań opiekunem („Mentorem”) studenta zagranicznego, ucz się języków obcych w systemie „Tandem”, poznaj kultury z różnych zakątków świata w swojej Alma Mater, nie opuszczając Polski!

➡   To umowa zawarta na kilka lat między co najmniej dwiema uczelniami, regulująca m.in. warunki wymiany studentów. Co roku uczelnie partnerskie/strony umowy uzgadniają szczegółowe warunki jej realizacji.

➡  Lista zagranicznych uczelni partnerskich UW jest dostępna na stronie BWZ. Po wstępnym wyborze uczelni zagranicznej skontaktuj się z pracownikiem Sekcji Współpracy Międzynarodowej BWZ odpowiedzialnym za współpracę z danym krajem.

➡   Student lub uczestnik studiów doktoranckich UW, który studiuje na kierunku prowadzącym do uzyskania dyplomu studiów pierwszego, drugiego, trzeciego stopnia lub jednolitych studiów magisterskich, pod warunkiem uzyskania zgody dziekana/kierownika studiów doktoranckich.

➡   § 37 Regulaminu Studiów na Uniwersytecie Warszawskim określa rodzaje urlopu, o który student może się ubiegać. W każdym przypadku zgodę na wyjazd musi wyrazić dziekan lub właściwy prodziekan.

➡   Tak, o wyjazd w ramach umowy bilateralnej mogą ubiegać się studenci, którym zostały już wcześniej przyznane wyjazdy w ramach programu LLP-Erasmus, Erasmus+ (KA103 i/lub KA107) i/lub Erasmus Mundus w celu odbycia części studiów za granicą.

➡   W każdym przypadku program studiów do zrealizowania w uczelni zagranicznej musi być ustalony przed wyjazdem. Tylko pod warunkiem uzgodnienia i zatwierdzenia Porozumienia o programie studiów (= Learning Agreement) przed wyjazdem całość lub część przedmiotów zrealizowanych w uczelni zagranicznej może zostać uznana i wliczona do programu studiów.

➡   Wskazane jest, aby długość wyjazdu pokrywała się z długością semestru/trymestru lub roku akademickiego w uczelni zagranicznej. Wyjazd musi zakończyć się uzyskaniem potwierdzenia nabytych kompetencji i wiedzy.

➡   Osoba wyjeżdżająca musi przedstawić certyfikat/potwierdzenie poziomu znajomości języka obcego, zgodny z wymogami uczelni zagranicznej.

➡   W każdym przypadku decyzja należy do dziekana lub właściwego prodziekana. Średnia ocen jest jednym z kryteriów, na podstawie których student może być zakwalifikowany na wyjazd.

➡   Informacje znajdują się na stronach internetowych uczelni zagranicznej. Należy zawsze samemu sprawdzić aktualny katalog zajęć oferowanych przez uczelnię zagraniczną.

➡   Umowa bilateralna przede wszystkim zwalnia uczestnika wymiany z opłat za studia na uczelni zagranicznej i czasami daje pierwszeństwo w przyznaniu miejsca w domu studenckim. Szczegółowe warunki finansowe różnią się w zależności od zapisów konkretnej umowy. W tej sprawie skontaktuj się z pracownikiem Sekcji Współpracy Międzynarodowej BWZ odpowiedzialnym za współpracę z danym krajem.

➡   Zaleca się podjęcie przemyślanej decyzji. W każdym przypadku należy uzgodnić z dziekanem lub właściwym prodziekanem nie tylko program studiów, lecz także zobowiązania finansowe wobec UW podczas studiów za granicą.

➡  Kryteria oceny wniosków są dostępne na stronie BWZ.

➡   Umowy bilateralne nie przewidują wyjazdów na letnie kursy językowe.

➡   Tak, jeżeli istnieje tak możliwość. Kurs językowy nie może być w żadnym przypadku realizowany w tym samym okresie co zagraniczne studia częściowe.

➡   Wymagane dokumenty:

• pozwolenie na wyjazd podpisane przez dziekana/prodziekana lub kierownika samodzielnej jednostki organizacyjnej,
• porozumienie o programie studiów (Learning Agreement) podpisane przez wydziałowego koordynatora ds. mobilności,
• załącznik nr 1 do Learning Agreement,
• wykaz zaliczeń z ukończonych lat studiów (Transcript of Records) w języku angielskim,
• list motywacyjny,
• certyfikat językowy,
• inne dokumenty wymagane przez uczelnię przyjmującą.

• podpisany przez wszystkie strony Learning Agreement,
• wykaz zaliczeń (Transcript of Records),
• ankietę podsumowującą pobyt, warunki studiów i ocenę jakości kształcenia.

Zachęcamy wszystkich studentów do wypełnienia ankiety, która jest podstawą oceny uczelni zagranicznej i źródłem informacji dla potencjalnych studentów planujących wyjazd.

➡  Uczelnie zagraniczne wyznaczają różne terminy składania wniosków. Terminy konkursów na wyjazdy w kolejnym roku akademickim czy semestrze publikowane są od listopada na stronie BWZ.

➡   Lista koordynatorów ds. mobilności znajduje się na stronie BWZ.

➡   Zmiany w pierwotnie ustalonym Learning Agreement powinny być wprowadzone w ciągu 3. tygodni od daty rozpoczęcia semestru w uczelni zagranicznej.

➡  Najpóźniej na 2 tygodnie przed datą wyjazdu, po otrzymaniu od uczelni zagranicznej potwierdzenia przyjęcia na studia.

➡  W przypadku wyjazdu do kraju UE – ubezpieczenie kosztów leczenia (Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego); w przypadku wyjazdu do kraju niebędącego członkiem UE –  prywatne ubezpieczenie o równorzędnym zakresie.

BWZ zaleca wykupienie dodatkowego ubezpieczenia prywatnego obejmującego koszty ewentualnych dodatkowych interwencji medycznych bądź transportu do Polski.

Wyjeżdżający student ponosi pełną odpowiedzialność za posiadanie właściwego ubezpieczenia na czas podróży i całego pobytu za granicą oraz powinien znać zakres tego ubezpieczenia.

Zawsze przed wykupieniem ubezpieczenia należy sprawdzić wymagania uczelni zagranicznej i kraju docelowego.

➡   Tak, jeśli przepisy prawa kraju docelowego tego nie zabraniają. Zapoznaj się z odpowiednimi przepisami na stronach palcówek konsularnych i/lub uczelni zagranicznej.

➡   W tej sprawie skontaktuj się z Biurem Współpracy z Zagranicą uczelni przyjmującej lub innym, wskazanym przez tę uczelnię.

➡   BWZ zaleca, aby każdy student planujący wyjazd zarejestrował się w Systemie „Odyseusz”.

➡    Nie ma takiej możliwości. Wypłata funduszy Erasmus w transzach wynika z zapisów umowy finansowej między Uniwersytetem Warszawskim a Narodową Agencją Programu Erasmus+ (NA).

➡    Otrzymanie pierwszej transzy jeszcze przed wyjazdem możliwe jest w przypadku, gdy umowę indywidualną podpiszesz odpowiednio wcześnie. Po podpisaniu umowy indywidualnej, BWZ stara się realizować przelewy na bieżąco. Warunkiem jest dostarczenie kompletu dokumentów potrzebnych do podpisania umowy oraz wypełnienie testu językowego OLS.

➡    Jest to okres od dnia rozpoczęcia do dnia zakończenia studiów za granicą.

Za pierwszy dzień okresu mobilności uważa się dzień, w którym student jest zobowiązany do stawienia się w uczelni zagranicznej (np. dzień rozpoczęcia kursu, uroczystego powitania zorganizowanego przez instytucję przyjmującą, kursu przygotowania językowego i międzykulturowego).

Datą zakończenia mobilności jest ostatni dzień obowiązkowej obecności studenta w uczelni przyjmującej, (np. ostatni dzień sesji egzaminacyjnej/kursu/obowiązkowy termin zajęć).

➡    To określenie czasu, który przysługuje studentowi na wyjazd stypendialny. Na każdym stopniu studiów (licencjackich, magisterskich, doktoranckich) istnieje możliwość otrzymania stypendium na wyjazd na studia lub/i praktykę, trwających łącznie 12 miesięcy. W przypadku studiów jednolitych magisterskich okres ten wynosi 24 miesiące. Minimalny okres, na jaki można otrzymać stypendium wynosi 3 miesiące. Kapitał mobilności przypisany jest do osoby. Dlatego korzystanie z kapitału na danym kierunku studiów, wyczerpie możliwość korzystania z funduszy Erasmus, nawet jeśli zmienisz kierunek lub uczelnię.

➡    „Wyjazd” był Ci wstępnie „przyznany” w okresie kwalifikacji. Zgodnie z umową finansową zawieraną przez UW z Narodową Agencją Programu Erasmus+, stypendium musi być obliczane z dokładnością do jednego dnia, zgodnie z datami wpisanymi przez uczelnię zagraniczną w Letter of Acceptance bądź w innym dokumencie uczelni zagranicznej potwierdzającym przyjęcie na studia.

➡    Tak, jeżeli zdałeś wszystkie egzaminy, nie masz żadnych warunków ani poprawek. W BWZ należy także podpisać formularz tzw. „wniosek wyjazdowy”, zawierający oświadczenie o rozliczeniu się z danego roku akademickiego. Podpisanie oświadczenia niezgodnego ze stanem faktycznym grozi wszczęciem postępowania dyscyplinarnego i skreśleniem z listy studentów.

➡    BWZ nie wymaga takiego dokumentu, nie jest zatem dostępny konkretny wzór formularza do pobrania na stronach UW.  Jeżeli uczelnia zagraniczna chce Tobie wystawić taki dokument, powinna to uczynić  na własnym formularzu. Najważniejszym dokumentem, który będzie wymagany przez BWZ UW i na podstawie którego będzie rozliczany Twój wyjazd to Letter of Confirmation (lub równoważny) lub Transcript of Record. Dokument ten musi być wystawiony przez uczelnię zagraniczną na koniec pobytu (mobilności), i musi potwierdzać dokładny okres studiów, co do jednego dnia.

➡    Po rozpoczęciu mobilności wszelkie zmiany wprowadzasz wyłącznie do elektronicznego Porozumienia o programie studiów  (e-LA)  w systemie USOSweb. Zmian w programie możesz dokonywać do 3 tygodni od rozpoczęcia zajęć na uczelni zagranicznej. Skontaktuj się z koordynatorem wydziałowym UW, aby umożliwił Ci wprowadzenie zmian do e-LA. Gdy koordynator wyrazi zgodę na zmianę programu i umożliwi to Tobie w USOSweb, możesz wprowadzić zmiany (np. anulować lub dopisać nowy przedmiot). Po usunięciu lub dodaniu przedmiotów poproś koordynatora ds. mobilności swojej jednostki macierzystej o zatwierdzenie ostatecznej wersji Learning Agreement w systemie. Tak zatwierdzoną decyzję wydrukuj i uzyskaj podpis przedstawiciela uczelni zagranicznej.  Dokument należy przywieźć ze sobą po zakończonej mobilności, jest to bowiem jeden z bardzo ważnych dokumentów niezbędnych do rozliczenia wyjazdu w BWZ oraz etapu studiów na wydziale UW.

➡    Informację o możliwości, zasadach przedłużania i finansowaniu okresu mobilności BWZ ogłasza pod koniec października każdego roku.  Zasady przedłużania są ogłaszane na stronie BWZ UW.

➡    Okres przyznania miejsca w akademiku czy wynajmu mieszkania nie jest brany pod uwagę przy naliczaniu stypendium Erasmus.

➡    Finansowanie przyznawane jest na rzeczywisty okres mobilności, potwierdzony przez uczelnię zagraniczną w dokumencie Letter of Confirmation (lub równoważnym) lub Transcript of Records, wystawionym na koniec mobilności przez uczelnię zagraniczną, z dokładnością do jednego dnia.

➡    Tak, BWZ potwierdzi e-mailowo otrzymanie umowy. Pierwszą transzę otrzymasz maksymalnie do dwóch tygodni od daty otrzymania przez nas umowy.

➡    Nie przyśpieszy. Przelew funduszy Erasmus może być zrealizowany tylko na podstawie oryginałów umowy indywidualnej oraz wniosku wyjazdowego. Nie przesyłaj skanów.

➡    W umowie finansowej UW z Narodową Agencją Programu Erasmus+ (załącznik III – Zasady finansowe i umowne) znajduje się następująca definicja:
„Siła wyższa, tj. nieprzewidywalna, nadzwyczajna sytuacja lub wydarzenie pozostające poza kontrolą uczestnika i niezwiązane z popełnieniem błędu lub niedopełnieniem staranności ze strony uczestnika. O zakwalifikowaniu przypadku do kategorii „siła wyższa” decyduje Narodowa Agencja na pisemny wniosek Biura Współpracy z Zagranicą”.

➡    Tak, BWZ przez całe wakacje przyjmuje interesantów od poniedziałku do czwartku w godzinach od 9.30 do 14.00. W wyjątkowych przypadkach istnieje możliwość indywidualnego spotkania, po uprzednim umówieniu się e-mailowo.

➡    Tak, ale tylko w uzasadnionych przypadkach, za zgodą koordynatora jednostki macierzystej możesz obniżyć punktację do 20 punktów ECTS/ semestr, jeśli jesteś studentem 1. lub 2. stopnia studiów oraz do 15 punktów ECTS/ semestr, jeśli jesteś doktorantem.

➡    Każdy przypadek jest rozpatrywany indywidualnie. Jeśli przedmioty są zaliczone na minimalną liczbę punktów ECTS wymienioną w odpowiedzi powyżej (16. pytanie), BWZ rozlicza finansowo taki wyjazd. Pamiętaj jednak, że z programu studiów (merytorycznie) rozliczasz się z jednostką macierzystą. Jeśli nie zdałeś egzaminu, zapytaj o konsekwencje koordynatora swojej  jednostki.

➡    Każda uczelnia ma własne tempo pracy i harmonogram. Jeśli nie masz żadnego kontaktu z uczelnią zagraniczną, a minął miesiąc od złożenia dokumentacji, wyjaśnij „ciszę w eterze”. Weź pod uwagę również okres wakacyjny. Biura w uczelniach zagranicznych najczęściej mają przerwy w wakacje, szczególnie w sierpniu. Załatw zatem wszelkie formalności jeszcze przed okresem wakacyjnym, jeżeli jesteś studentem wyjeżdżającym w semestrze zimowym i na cały rok akademicki.

➡    LA część Before the Mobility powinna być dostarczona do BWZ najpóźniej w dniu podpisywania umowy indywidualnej, czyli około 2 tygodnie przed Twoim wyjazdem. Uczelnie zagraniczne czasami domagają się  tego dokumentu na etapie składania aplikacji.

➡    Kwalifikacja na ostatnim roku 1. stopnia jest przeprowadzana warunkowo. Jeśli zmienisz kierunek studiów, nie masz już prawa do stypendium i musisz jak najszybciej z niego zrezygnować.

➡    Nie, przy wyjazdach rocznych w pierwszym LA można wybrać jedynie przedmioty realizowane w semestrze zimowym. Przedmioty realizowane w drugim semestrze (letnim) należy wpisać do e-LA w ciągu 3 tygodni od rozpoczęcia zajęć w drugim semestrze.

➡    Nie, z testu OLS zwolnieni są jedynie native speakerzy. Pozostałe osoby muszą napisać test niezależnie od tego, czy już pisały taki test przy poprzednich wyjazdach czy też posiadają certyfikat z danego języka na poziomie C2.

 ➡    Tak, jeśli nabyłeś prawo do stypendium w roku, w którym przebywasz na stypendium Erasmus (np. rektorskie, socjalne itp.) UW musi kontynuować wypłatę tego stypendium podczas Twojego pobytu na Erasmusie.

➡     Nie, zasady programu Erasmus nie przewidują tego rodzaju dofinansowania. Nieliczne jednostki UW dofinansowują podróż swoim studentom. Zapytaj zatem o to koordynatora jednostki macierzystej.

➡    Osoby wyjeżdżające w semestrze letnim powinny podpisać umowę indywidualną w BWZ na około 2-3 tygodnie przed wyjazdem.

➡    Na ostatnim roku studiów można ubiegać się o stypendium zarówno na praktykę studencką jak i absolwencką. Pamiętaj, że podczas całej praktyki studenckiej musisz być przed absolutorium, bo praktyka Erasmus musi być w tym przypadku dopisana do Twojego toku studiów na UW. Jeśli wybierzesz praktyki absolwenckie, wyjazd może nastąpić dopiero po obronie. Podczas praktyki absolwenckiej nie możesz być  studentem innego kierunku na UW ani innej uczelni.

➡    Musisz być na ostatnim roku studiów, kiedy posiadasz jeszcze status studenta UW, czyli najczęściej po prostu przed obroną. Musisz być na ostatnim roku studiów, kiedy posiadasz jeszcze status studenta UW, czyli najczęściej po prostu przed obroną.

➡    Tak, dokument ten musisz przesłać w formie skanu do BWZ w ciągu 7 dni od rozpoczęcia praktyki.

➡    Tak, ale po ukończeniu pierwszego roku, czyli dopiero w miesiącach letnich (czerwiec-wrzesień).

➡    Nie, jest to niezgodne z zasadami programu Erasmus. Cały okres praktyki musisz spędzić w firmie poza granicami RP. Stypendium, które otrzymujesz, ma służyć pokryciu różnic kosztów utrzymania w Polsce i w kraju, do którego wyjeżdżasz.

➡    Ta liczba powinna być zgodna z prawem pracy kraju, do którego wyjeżdżasz.