CEEPUS

Wyjazdy na stypendia w ramach Programu CEEPUS

Procedura rekrutacyjna na stypendia CEEPUS odbywa się w systemie CEEPUS bez udziału BWZ. Stypendystom przysługuje zwrot kosztów przejazdu na stypendium najtańszym środkiem transportu – kolej II kl., autobus. Transport innymi środkami wymaga pisemnej zgody Biura CEEPUS, która udzielana jest przed realizacją stypendium na podstawie pisemnego wniosku stypendysty z załączonymi oficjalnymi wycenami transportu na danej trasie. Wnioski można składać poprzez e-mail: ceepus@nawa.gov.pl. Wniosek powinien zawierać oficjalne i aktualne wyceny kosztów podróży koleją lub wybranym środkiem transportu.

Zakup biletu odbywa się za pośrednictwem BWZ na wniosek osoby wyjeżdżającej po dostarczeniu następujących dokumentów:

• Pozwolenie na wyjazd z właściwym podpisem;
• Letter of Award;
• Zgoda CEEPUS Office na zmianę środka transportu (jeśli bilet lotniczy);
• Zobowiązanie do pokrycia kosztów zakupu biletu, jeśli wyjazd nie dojdzie do skutku z przyczyn zależnych od osoby wyjeżdżającej;
• Potwierdzenie rezerwacji biletu;
• Wypełnione i podpisane tylko przez osobę wyjeżdżającą zlecenie zakupu biletu lub zlecenie zakupu biletu – tania linia lotnicza;

Zakup biletu z własnych środków, poza Why not TRAVEL, możliwy jest wyłącznie w przypadku stwierdzenia większej niż 3% różnicy w cenie biletu w stosunku do oferty od Why not TRAVEL, po uzyskaniu zgody BWZ – szczegółowe zasady występowania o zgodę. W ciągu 30 dni po powrocie ze stypendium stypendysta składa wniosek do BWZ o refundację kosztów podróży lub przekazuje informację o rezygnacji z ubiegania się o zwrot tych kosztów.

Do wniosku o refundację należy załączyć następujące dokumenty:

• Podanie o zwrot kosztów podróży z danymi dotyczącymi wyjazdu oraz konta bankowego, na które powinien nastąpić zwrot;
• Bilety, fakturę;
• Bankowy dowód wydatkowania środków (jeśli zakup online);
• Decyzję CEEPUS Office na zmianę środka transportu (jeśli bilet lotniczy);
• Zgodę BWZ na uznanie kosztów (jeśli bilet został zakupiony samodzielnie z własnych środków);
• Letter of Confirmation z kodem QR;

W sytuacji stwierdzenia braków formalnych w dokumentacji BWZ wezwie stypendystę do ich uzupełnienia w ciągu 14 dni pod rygorem odrzucenia wniosku i uznania, że student rezygnuje z refundacji. Informacja o rezygnacji przekazana zostanie w ciągu 14 dni do Biura CEEPUS.

Rozliczenie pobytu:

Wyjazd uznaje się za rozliczony, jeśli stypendysta uzupełni swoją aplikację w systemie CEEPUS o następujące dokumenty:

• Letter of Confirmation z kodem QR
• Student/Teacher Mobility Report

oraz status aplikacji jest oznaczony jako “completed”.

Dokumenty należy wprowadzić do systemu CEEPUS w ciągu 30 dni od daty zakończenia pobytu.

Wprowadzenie wyjazdu CEEPUS do Systemu USOS:

Wyjazd w ramach Programu CEEPUS wprowadza do systemu USOS koordynator Programu w BWZ na wniosek osoby wyjeżdzającej. W przypadku zakupu biletu bez pośrednictwa BWZ, wyjazd zostanie wprowadzony do USOS-a po dostarczeniu skanów następujących dokumentów:

1. Pozwolenie na wyjazd z właściwym podpisem;
2. Letter of Award.

 

Koordynator Programu CEEPUS w BWZ:

Grażyna Andrejuk
Biuro Współpracy z Zagranicą
Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa
Pałac Kazimierzowski, p. 24, poniedziałek – czwartek 9.30 – 14.00
e-mail: grazyna.andrejuk@adm.uw.edu.pl
tel.: 22 55 20 434